FÜR DICH: Sichere dir jetzt deine sinnvolle Ordnerstruktur zum Download!

Belege digitalisieren: der absolute Geheimtipp?

Mann am Belege Digitalisieren

Als Unternehmer beschäftigt dich (leider) nicht nur dein Kerngeschäft, sondern auch das ganze Drumherum. Du musst dich um den Einkauf kümmern, Aufgaben im Backoffice erledigen und dann auch noch die vorbereitende Buchhaltung irgendwie stemmen. Vor allem Letzteres ist für viele Selbstständige ein Graus. Kein Wunder, denn im Laufe des Geschäftsjahres sammeln sich unzählige Belege an. Diese gilt es zu sortieren, zu archivieren und dann entsprechend in die Buchhaltung einfließen zu lassen. Und dann ist da noch diese eine nervige Aufgabe: Belege digitalisieren!

Wer seine Buchhaltung outsourct, hat dieses Problem nicht? Pustekuchen, denn auch wenn jemand anders die (vorbereitende) Buchhaltung für dich übernimmt, liegt es an dir, relevante Belege zu liefern. Sicher kennst du aus der Schule noch die goldene Regel der Buchhaltung: keine Buchung ohne Beleg.

Schluss mit der Zettelwirtschaft: deshalb solltest du deine Belege digitalisieren

Früher war das Sammeln der Belege noch relativ einfach, denn alles lag in analoger Form vor. Wer alle Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenzettel & Co direkt mit System abgelegt hat, konnte den Belegen leicht Herr werden. Heute sieht das anders aus. Ein Teil der Belege flattert per E-Mail herein, ein anderer per Post. Einige Belege trägst du vielleicht sogar in deiner Hosentasche oder im Geldbeutel herum.

Vielleicht weißt du auch gar nicht so recht, wie du die „Zettelwirtschaft“ überhaupt angehen sollst. Sie überrollt dich regelrecht? Dann solltest du dir überlegen, ob es ist nicht sinnvoller wäre, die Digitalisierung deiner Belege anzugehen.

„Oh nein – nicht noch mehr Arbeit!“ Das ist oft die erste Reaktion meiner Kunden, wenn ich auf diese Möglichkeit hinweise. Klar ist die Digitalisierung anfangs mit ein wenig Aufwand verbunden. Man muss sich ein wenig umstellen und bereits vorhandene Belege digitalisieren. Danach wird es entspannter. Was nach einem Plus an Arbeit klingt, birgt einige Vorteile für dich und dein Business.

Diese Vorteile hat das Belege Digitalisieren

Neue Projekte sollte man nur dann angehen, wenn sie sich auch wirklich lohnen. Und das Digitalisieren geschäftlicher Belege lohnt sich! Nachfolgend erzähle ich dir mehr darüber, wie du mit deinem Business davon profitieren kannst.

Sicherste Methode der Aufbewahrung

Vielleicht konntest du in deiner beruflichen Laufbahn schon einmal in Firmenarchiven stöbern. Wenn das der Fall ist, weißt du, wie anfällig Papierbelege sind. Der Zahn der Zeit nagt an ihnen. Der Druck bleicht aus, das Papier vergilbt oder klebt bei falscher Lagerung zusammen. Und dabei sprechen wir nur von normalen Papierbelegen. Bei Kassenzetteln sieht das Ganze noch schlimmer aus.

Weil Kassenzettel aus Thermopapier bestehen, verblassen sie ziemlich schnell. So kann es passieren, dass wichtige Belege schon nach kurzer Zeit unleserlich werden. Es hat viele Vorteile, Belege digital abzulegen. Dass deine Belege durch die digitale Ablage nicht verblassen können, ist einer davon. Diesen sollte man vor allem in Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen im Hinterkopf behalten.

Kostenersparnis durch das Belege Digitalisieren

Als jemand mit eigenem Gewerbe liegt dir die Gewinnoptimierung natürlich am Herzen. Also interessierst du dich sicherlich auch für Einsparpotenziale in deinem Unternehmen. Getreu dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“, solltest du dein Business ganzheitlich betrachten.

Neben den offensichtlichen Dingen wie einem guten Einkaufs- oder Personalmanagement bieten sich noch weitere Möglichkeiten, um aktiv Kosten einzusparen. Hast du schon einmal nachgesehen, wie viel Geld du jährlich in Kopien steckst? Ein großer Teil der in Unternehmen angefertigten Kopien sind unnötig – zumindest dann, wenn man digitale Ablagesysteme nutzt.

Stell dir vor, du musst nicht mehr jeden einzelnen Beleg ausdrucken und/oder kopieren? Auch wenn jede einzelne Kopie nur wenig kostet, läppern sich diese Kleinstbeträge mit der Zeit ordentlich zusammen. Möchtest du deine Belege digitalisieren, kannst du also Geld sparen.

Zeitersparnis durch die Digitalisierung von Belegen

Zettelwirtschaft hat mit Effizienz etwa so viel zu tun wie ein Hund mit einem Dachziegel – gar nichts. Zielloses Ordnen, Kopieren und Abheften von Belegen kostet dich unheimlich viel Zeit. Auch wenn du jede Woche nur eine halbe Stunde in das Ablegen der Belege investierst, ist das wertvolle Zeit, die verloren geht. Stell dir vor, du könntest diese Zeit gewinnbringend einsetzen und dein Business dadurch voranbringen? Das ist möglich, wenn du deine Belege digitalisierst.

Und das ist nicht alles! Sicherlich kennst du das: Aus irgendwelchen Gründen muss plötzlich ein bereits abgehefteter Beleg herausgesucht werden. Man blättert durch Ordner und sucht sich einen Wolf – auch wenn das Ablagesystem noch so durchdacht ist, verstecken sich einige Belege immer besonders gut. Digitale Belege können in Sekundenschnelle aufgerufen werden. Auch auf diese Weise kannst du also viel Zeit durch Digitalisierung sparen.

Kompatibilität mit Buchhaltungsprogrammen

Viele Selbstständige nutzen für die Buchhaltung entsprechende Computersoftware. Doch Buchhaltungsprogramme benötigen digitale Belege. Das heißt, du musst abgeheftete Belege ohnehin irgendwann digitalisieren, um sie in das Programm einspeisen zu können. Du hast deine Buchhaltung an eine externe Kraft abgegeben? Auch diese Person benötigt deine Belege sehr wahrscheinlich in digitaler Form.

Wenn du sie nicht digitalisierst, übernimmt sie das vermutlich. Ist das der Fall, hast du zwar weniger Arbeit, bezahlst aber mehr für die Dienstleistung. Für Business-Inhaber ist es Gold wert, vorausschauend zu denken. Dazu gehört auch das fortlaufende Digitalisieren von Belegen. Besonders dann, wenn es sich ohnehin nicht vermeiden lässt.

Immer mehr Belege kommen per E-Mail

Immer mehr Unternehmen haben inzwischen auf Rechnungsversand per E-Mail umgestellt. Das spart Zeit, Papier und Porto. Flattern Belege per Mail ins Haus, druckst du diese für die Ablage wahrscheinlich irgendwann aus und heftest sie ab. Durch das Belege Digitalisieren kannst du dir diesen Aufwand sparen.

Belege, die digital per Mail oder zum Download in einem System ankommen, musst du nicht mehr ausdrucken. Du kannst die Dateien direkt in deinem Ablagesystem abspeichern, wo du sie jederzeit wiederfindest.

Wusstest du eigentlich, dass…?

An dieser Stelle habe ich noch einen kleinen, aber wirklich wichtigen Fakt für dich: Für die Buchhaltung musst du nicht nur die Rechnung selbst aufbewahren, wenn diese per Mail kam. Nein, du musst auch die Mail selbst aufheben! Viele Selbstständige wissen das nicht und verstoßen somit eigentlich gegen geltendes Gesetz. 

Für dich heißt das: Du musst weiterhin nicht nur die Rechnung, sondern auch die zugehörige E-Mail ausdrucken. Oder: Du meldest dich bei mir und ich helfe dir dabei, deine Belege zu digitalisieren! Dann kannst du die E-Mail nämlich ganz bequem mit der Rechnung online ablegen.

Sabine Zay mit Laptop in der Hand

Du möchtest Belege digitalisieren? Hol dir Hilfe!

Aufgrund der Zusammenarbeit mit meinen Kunden weiß ich eines sehr gut: Viele Selbstständige haben Berührungsängste, wenn es um die Digitalisierung von Belegen und anderen Geschäftsunterlagen oder -prozessen geht. Manchen fehlt das Knowhow, andere befürchten, sich in eine rechtliche Grauzone zu begeben, wieder andere haben nur Angst vor der Umstellung. Ich kann das verstehen, denn auch ich habe Aufgabengebiete in meinem Business, die ich nicht leiden kann, die mir Angst machen oder für die mir einfach die Expertise fehlt.

Weißt du, was ich mit diesen Aufgabengebieten mache? Ich gebe sie ab und lasse mir von Experten dabei helfen. So spare ich Zeit und kann meine Kapazitäten auf mein Kerngeschäft verwenden. Doch was ist eigentlich mein Kerngeschäft?

Ich bin Sabine und unterstütze andere Selbstständige dabei, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, um wieder mehr Zeit für ihr Kerngeschäft oder für Privates zu haben! Ein Teil meiner Dienstleistungen besteht aus dem Consulting. Dabei berate ich Selbstständige wie dich in Fragen rund um die Unternehmensoptimierung. Und weißt du, welche Dienstleistung meine Kunden in diesem Zusammenhang besonders oft buchen? Richtig! Die Digitalisierung.

Mehr über mein Angebot erfährst du hier.

So bringt dich Consulting im Bereich Digitalisierung voran

Natürlich arbeite ich nicht kostenlos. Doch wenn du dir die weiter oben aufgeführten Vorteile der Digitalisierung von Belegen vor Augen hältst, erkennst du schnell, dass du dadurch viel Zeit und einiges an Kosten sparen kannst. Meine Beratung wird sich für dich also ganz gewiss auszahlen.

Wie wäre es, wenn dir die nervige Zettelwirtschaft endlich nicht mehr im Nacken sitzen würde? Wie wäre es, wenn du endlich weniger Zeit am Schreibtisch verbringen müsstest, um die Ablage fertig zu bekommen? Wie wäre es, wenn du auf das Anstellen einer Bürokraft und die damit verbundenen finanziellen Risiken verzichten könntest, weil du die Belegablage ganz einfach nebenbei wuppst? Wie wäre es, wenn du eine Expertin für Digitalisierung an deiner Seite hättest, die dir rechtlich verbindliche Auskunft rund um Belege, Aufbewahrungsfristen und Digitalisierungsarten geben kann? Klingt gut – oder?

Warum gerade ich der passende Consultant für dich bin

Mit einem Bachelor in Betriebswirtschaft und einem Master in Informationstechnologie bin ich absoluter Profi für die Digitalisierung von Buchhaltungsbelegen. Ich stehe dir mit meinem betriebswirtschaftlichen Wissen zur Seite und finde digitale Lösungen, die optimal zu dir und deinem Business passen. So muss dir das Belege Digitalisieren keine Angst mehr machen!

Reicht dir nicht? Du möchtest die Buchhaltung outsourcen?

Möglicherweise hast du jetzt Blut geleckt und denkst dir: Wieso nur Belege digitalisieren und nicht einfach die komplette Buchhaltung outsourcen? Klasse! Viele Selbstständige tun das bereits und sparen sich dadurch richtig viel Zeit und Geld. Wenn du mehr über das Thema erfahren möchtest, könnte dieser Artikel interessant für dich sein: Warum gerade du deine Buchhaltung outsourcen solltest!

So nimmst du Kontakt zu mir auf

Es ist ein großer Schritt, zu erkennen, dass es an der Zeit ist, einzelne Aufgabenfelder an externe Dienstleister abzugeben. Auch ich habe dabei anfangs gezögert. Du hast ein eigenes Business aufgebaut und bist inzwischen so erfolgreich damit, dass du Hilfe benötigst. Das ist doch super! Damit dir das aber wirklich Nutzen bringt, musst du mit echten Experten zusammenarbeiten. Ganz wichtig ist auch, dass die Chemie stimmt. Hier kannst du dir direkt dein kostenloses Beratungsgespräch buchen.

Lass uns zusammen herausfinden, ob es zwischen uns „funkt“. Ich freu mich auf deine Anfrage!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

Teile diesen Blogartikel!

Pfeile

Trage dich jetzt in den Newsletter ein und erhalte eine fertige Ordnerstruktur für dein digitales Ablagesystem als Download.

Der Newsletter-/E-Mail-Versand erfolgt entsprechend meiner Datenschutzerklärung über den Anbieter ActiveCampaign. Du erhältst Tipps und Tricks rund um die Themen Office Management, Consulting im Bereich Digitalisierung und Online-Marketing. Du kannst dich jederzeit wieder abmelden.