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Ordnungsgemäße Rechnung – was muss drinnen stehen?

Mann schreibt Rechnung am Laptop

Wer in einem klassischen Angestelltenverhältnis arbeitet, erhält in der Regel einmal monatlich Lohn oder Gehalt. Wenn du ein eigenes Gewerbe hast oder planst, läuft die Abrechnung nicht ganz so automatisiert. Um an dein Geld zu kommen, musst du eine ordnungsgemäße Rechnung erstellen. Vielleicht hast du für dein Geschäftspapier schon einen schönen Briefkopf entworfen und hast dir überlegt, wo du dein Logo platzieren möchtest?

Diese Überlegungen machen Spaß! Zunächst solltest du dich aber damit befassen, welche Angaben du auf deinen Ausgangsrechnungen unbedingt machen musst.

Deine erste Ausgangsrechnung

Sicherlich hast du schon viele, viele Rechnungen von Unternehmen in den Händen gehalten. Wirklich beachtet hast du dabei aber möglicherweise nur den Rechnungsbetrag, die Zahlungsfrist und die Bankverbindung. Der Wirtschaftsunterricht in der Schule ist auch schon lange her… Du weißt also gar nicht so recht, was alles auf der Rechnung stehen muss. Kein Wunder, dass du dich unsicher fühlst!

Vielen Gewerbetreibenden geht es in ihrer Selbstständigkeit anfangs so. Deshalb habe ich mein ganzes Wissen rund um die korrekte Rechnung in diesen Beitrag gepackt. Am Ende dieses Artikels wirst du wissen, welche Informationen eine ordnungsgemäße Rechnung beinhalten muss und worauf du sonst noch achten solltest. Los geht´s.

Darauf musst du bei der Erstellung deiner Rechnungen achten

Deutschland – Land der Bürokratie. Für viele Selbstständige sind die vielen Vorgaben und Richtlinien ein wahrer Graus. Sie bieten wahnsinnig viel Fehlerpotenzial. Außerdem rauben sie dir die Zeit für dein Kerngeschäft. Das Erstellen ordnungsgemäßer Rechnungen kann echt zeitraubend sein. Folgende Tipps können dir dabei helfen, bei der Rechnungserstellung effizienter vorzugehen:

Informiere dich

Nur, wenn du informiert bist, kannst du ordnungsgemäße Rechnungen für deine Kunden erstellen. § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 UstG regelt die Bestandteile einer korrekten Rechnung. Wenn du eine Abneigung gegen Paragraphendeutsch hast, lies gerne hier weiter. Etwas weiter unten werde ich dir genau erklären, was es mit den Pflichtangaben in der Rechnung auf sich hat.

Bist du informiert, wird es dir leichter fallen, deine Rechnungen so zu gestalten, dass sie dem geltenden Recht entsprechen. Andersherum bietet dir fundiertes Wissen rund um korrekte Rechnungen auch einen großen Vorteil bei der Prüfung deiner Eingangsrechnungen! So kannst du Fehler schnell beanstanden und eine korrekte Rechnung nachfordern.

Setze auf die Digitalisierung

Einheitliche Systeme für die Rechnungserstellung helfen dir dabei, Zeit zu sparen. Es ist sinnvoll, ein Grundgerüst für deine Rechnungen zu entwerfen. Dann kannst du neue Ausgangsrechnungen innerhalb kürzester Zeit individuell an jeden Kunden und an jeden Auftrag anpassen. Klingt gut, aber du hast keine Ahnung, wie du das umsetzen kannst?

So ging es einigen meiner Kunden. Schließlich bringt nicht jeder Unternehmer die notwendigen Computerkenntnisse mit, um die Vorarbeit zu leisten. Doch stell dir vor, wie viel Zeit du dir sparen kannst, wenn du nicht mehr ewig an jeder einzelnen Rechnung oder an anderen Aufgaben sitzen musst? Gerne berate ich dich dabei, wie dein Business durch Digitalisierung profitieren kann. Nimm gerne direkt Kontakt zu mir auf, damit wir eine Lösung für dein Problem finden können.

Lagere das Backoffice aus

Hättest du gedacht, dass mit dem eigenen Gewerbe so viel Papierkram auf dich zukommt? Eigentlich ist die zunehmende Büroarbeit ja ein gutes Zeichen, denn sie zeigt: Dein Business läuft! Hurra! Doch je mehr Zeit du am Schreibtisch verbringst, desto weniger Zeit kannst du gewinnbringend einsetzen. Oder aber dir geht Freizeit verloren. Möglicherweise trifft dann auch bald diese altbekannte Redewendung auf dich zu: „Selbstständig – selbst und ständig“.

Wenn die Büroarbeit dich einfach nur noch überrollt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, dir Hilfe zu holen. Du könntest also Personal für die Büroarbeit einstellen. Oder du bleibst flexibel und suchst dir andere Selbstständige, die dich im Backoffice unterstützen! So gehst du kein Risiko ein und kannst dich dennoch wieder auf dein Business konzentrieren.

Möchtest du dein Backoffice auslagern? Ich halte dir den Rücken frei. Dabei kann ich nicht nur die Rechnungserstellung für dich übernehmen, sondern auch viele andere Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Melde dich gerne direkt, so dass wir gemeinsam deinen konkreten Bedarf ermitteln können.

Sabine Zay am Tisch mit Laptop

Diese Pflichtangaben gehören in eine ordnungsgemäße Rechnung

Deine Rechnungen müssen bestimmten Vorgaben entsprechen, damit das Finanzamt sie anerkennt. Außerdem sorgst du damit für Transparenz deinen Kunden gegenüber. Es ist also wichtig, dass du dich gut darüber informierst, welche Pflichtangaben in die Rechnungen müssen. Außerdem solltest du wissen, ob für deine Unternehmensform besondere Vorgaben gelten. Die folgenden Angaben auf deiner ordnungsgemäßen Rechnung dürfen nicht fehlen:

✔️ Dein vollständiger Name sowie die Adresse, an der dein Unternehmen angemeldet ist – ein Logo ist hingegen keine Pflicht, sondern dient vielmehr der Zierde sowie der Steigerung deines Wiedererkennungswertes.

✔️ Der vollständige Name sowie die Adresse des jeweiligen Kunden.

✔️ Deine Steuernummer und – falls vorhanden – deine Umsatzsteueridentifikationsnummer.

✔️ Das Ausstellungsdatum der Rechnung.

✔️ Die Rechnungsnummer – beachte dabei, dass diese fortlaufend sein muss und dass es keine Dopplungen geben darf!

✔️ Die Menge und die Art der erbrachten Leistung in nachvollziehbaren Einheiten.

✔️ Der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung.

✔️ Das Entgelt für deine Leistung als Nettobetrag.

Du bist umsatzsteuerpflichtig? Im nächsten Absatz erkläre ich dir, wie du die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen musst. Wenn du Kleinunternehmer bist, bleib dran. Denn auch für dich habe ich etwas später noch wertvolle Tipps.

Pflichtangaben für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen

Wenn du dich bei der Anmeldung deines Gewerbes gegen die Kleinunternehmerregelung entschieden hast oder die Umsatzgrenze bereits überschritten hast, bist du umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall hast du bei der Rechnungserstellung noch weitere Dinge beachten. Das Finanzamt möchte nämlich, dass du anfallende Steuerbeträge sauber und korrekt ausweist.

Nur so kann es deine Umsatzsteuerlast korrekt berechnen. Außerdem dürfen deine Kunden möglicherweise Vorsteuer ziehen – auch ihnen ist es also ein Anliegen, dass alle Beträge richtig ausgewiesen sind. Diese Pflichtangaben zur Steuer dürfen in der ordnungsgemäßen Rechnung nicht fehlen:

✔️ Der Nettobetrag

✔️ Der für die erbrachte Leistung anwendbare Steuerschlüssel – für deine verschiedenen Leistungen gelten unterschiedliche Steuersätze? Dann muss natürlich jede Position dem zugehörigen Schlüssel zugeordnet werden, so dass die anfallenden Steuerbeträge getrennt aufgeführt und damit nachvollziehbar sind.

✔️ Der Steuerbetrag, der sich auf Basis von Nettobetrag und Steuerschlüssel berechnet.

✔️ Der Bruttobetrag, also in diesem Fall der Zahlbetrag.

Die Kleinunternehmerregelung

Ganz ehrlich: Die Umsatzsteuerpflicht hat es ganz schön in sich! Die Umsatzsteuervoranmeldung ist vielen Unternehmern verhasst. Außerdem wird ein gut funktionierendes Ablagesystem immer wichtiger. Belege sammeln lohnt sich: Die Zettelwirtschaft mindert nämlich die Umsatzsteuerlast, weil du Vorsteuer ziehen kannst.

Mein Tipp: Kannst du deine Belege digitalisieren, dann mach das auf jeden Fall! So erleichterst du dir die Buchhaltung. Darüber möchtest du mehr erfahren? Schau dir dazu gerne diesen Artikel an: Belege digitalisieren – der absolute Geheimtipp?

Weil die Umsatzsteuerpflicht Mehraufwand bedeutet, möchten viele Selbstständige die Vorzüge der Kleinunternehmerregelung ausnutzen. Das ist möglich, wenn dein Vorjahresumsatz die Grenze von 22.000 € pro Jahr nicht überschritten hat und dein Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € betragen wird. Machst du in einem Steuerjahr mehr Umsatz darfst du im Folgejahr nicht mehr als Kleinunternehmer auftreten. 

Solange du als Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz agierst, muss deine Rechnung alle notwendigen Pflichtangaben beinhalten. Nur bei der Steuer ergibt sich ein maßgeblicher Unterschied. Es gilt: Netto = Brutto. Folgende Angabe sollte eine ordnungsgemäße Rechnung von Kleinunternehmern beinhalten.

✔️ Der Hinweis auf Steuerbefreiung, zum Beispiel durch einen Satz wie: „Gemäß der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“ 

Du solltest wissen, dass dieser Hinweis keine Pflichtangabe ist. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass Firmenkunden die „fehlende“ Steuer beanstanden. In solch einem Fall kann es dauern, bis die Rechnung letztlich beglichen wird. Es ist also sinnvoll und transparent, den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufzunehmen.

Viele Unternehmer verzichten jedoch auf die Kleinunternehmerregelung, auch wenn sie unter der Umsatzgrenze liegen. Das kann sich lohnen, wenn du viele Betriebsausgaben hast und deshalb viel Mehrwertsteuer auf Einkäufe zahlen musst. Denn: Je höher deine geleistete Vorsteuer, desto besser kannst du deine Umsatzsteuerlast senken. Und diese besteht ja immer, wenn deine Lieferanten umsatzsteuerpflichtig sind.

Die Kleinstbetragsrechnung

Die viele Bürokratie macht dich müde? Dann teile ich dir gerne mit, dass es das sogenannte Bürokratieabbaugesetz gibt. Darin werden auch vereinfachte Pflichtangeben für Kleinstrechnungen geregelt. Wenn du Rechnungen ausstellst, deren Zahlbetrag unter 250 € liegt, darfst du dir einige Angaben sparen. Auf die ordnungsgemäßen Rechnung müssen dann nur folgende Informationen:

✔️ Dein vollständiger Name sowie deine Unternehmensanschrift

✔️ Das Erstellungsdatum der Rechnung

✔️ Art und Menge der erbrachten Leistung

✔️Die zugehörigen Bruttopreise – umfasst die Kleinstbetragsrechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, musst du die jeweiligen Bruttosummen getrennt voneinander ausweisen.

Du kannst also vor allem zwei Dinge wegfallen lassen: die Nettobeträge und die Informationen zum Rechnungsempfänger. Solltest du Namen und Anschrift der Empfänger dennoch aufführen, musst du sorgfältig vorgehen – fehlerhafte Angaben machen die Kleinstbetragsrechnung ungültig.

Fehlerquelle Rechnungserstellung 

Eigentlich wollte ich dir hier nur die wichtigsten Pflichtangaben für die ordnungsgemäße Rechnung auflisten… Aber du siehst: das Themengebiet ist komplex und bietet umfasst einige Ausnahmen. Auf die Besonderheiten von Auslandsrechnungen bin ich gar nicht eingegangen – trotzdem sitzt du jetzt schon eine ganze Weile vor diesem Artikel.

In meinem BWL-Studium konnte ich mich ausgiebig mit Themen rund um die Steuer auseinandersetzen. Deshalb weiß ich, wie wichtig es ist, Rechnungen mit größter Sorgfalt zu erstellen. Falsch ausgestellte Rechnungen können im schlimmsten Fall zu unnötigen Zahlungsverzögerungen führen. Das muss nicht sein.

Ich hoffe, ich konnte dir mit diesem Artikel eine gute Hilfestellung geben! Dann bist du für all die Ausgangsrechnungen, die du noch ausstellen wirst, perfekt gewappnet. Ich kann es aber nachvollziehen, wenn du dich lieber deinem Kerngeschäft widmen und die Rechnungserstellung auslagern möchtest. Ich helfe bereits vielen Selbstständigen genau dabei – gerne auch dir.

Klingt gut? Dann melde dich bei mir! Ich freue mich auf deine Anfrage.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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