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Deine sinnvolle Ordnerstruktur für 0€

„Sabine, wo hast du denn das Dokument XY abgespeichert?“ – Es gibt nichts nervenaufreibenderes als stundenlang nach wichtigen Dokumenten zu suchen. Ob im analogen oder digitalen Büro – ein ordentliches Ablagesystem muss sein!

Was ich mir damals schon als Praktikantin zur Herzensaufgabe gemacht habe und jetzt auch in meinem eigenen Business als auch bei meinen Kunden fortführe, ist eine sinnvolle Ordnerstruktur und ein gutes Ablagesystem zu etablieren.

Office Management & Consulting Sabine Zay

Deine neue sinnvolle Ordnerstruktur zum Download

Je nach Unternehmens- und Charaktertyp gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten wichtige Dokumente zu speichern und abzulegen. Im Zuge meiner Arbeit – der Digitalisierung von Büros und im täglichen Office Management – hat sich bei mir das 4-Ordernsystem als eine zuverlässige Lösung zur Speicherung und Sortierung von Dokumenten bewährt.

Diese Ordnerstruktur wird am liebsten von Freiberuflern, Solo-Selbstständigen und auch von kleineren Unternehmen genutzt, um ihre Dateien ordnungsgemäß zu speichern und wiederzufinden. Im ersten Schritt erfolgt eine grobe Aufsplittung nach Basis-Bereichen in Internes, Externes, Kunden und SharePoint, wobei jeder Order nochmal neu unterteilt wird, damit jedes Dokument auch wirklich seinen geeigneten Ablageort findet.

💡 Mein Tipp: Der Ordner SharePoint wird manchmal vergessen bzw. vernachlässig. Dieser ist allerdings in der heutigen Zeit ein sehr wichtiger Speicherort. Im Ordner Share-Point werden alle Dokumente und Unterlagen (gerne auch Kopien) gesammelt, die von mehreren Mitarbeitern oder externen Dienstleistern bearbeitet werden. Dadurch können Aufgabenbereiche einfacher koordiniert werden und Wichtiges mit anderen geteilt werden.

Vorteile einer sinnvollen digitalen Ordnerstruktur

✔️ Schnelles Wiederfinden von wichtigen Dokumenten durch eine intuitive Organisation

✔️ Detaillierte Ordnerstruktur im Bereich Finanzen und Buchhaltung

✔️ Ungemeine Hilfe bei der vorbereitenden Buchhaltung

✔️ Zeitsparend und mitarbeiterfreundlich

✔️ Einfache Handhabung und gute Struktur für Teamarbeit

Mit dieser digitalen Ordnerstruktur hast du alle Dokumente am richtigen Ort abgelegt und sparst Zeit beim Wiederfinden deiner Firmenunterlagen. Sie ist nachvollziehbar und übersichtlich gestaltet und lässt sich nach dem download sofort auf deinem PC oder Laptop verwenden. So werden deine Unternehmensdateien sinnvoll organisiert und du behältst stets einen guten Überblick über deine Unterlagen.

💡 Mein Tipp: Insbesondere der Bereich Finanzen und Buchhaltung wird aus Zeitmangel in vielen kleineren Unternehmen eher stiefmütterlich behandelt. Kurz vor dem Jahresabschluss kommt dann der große Stress auf. Erleichtere dir und deinem Steuerberater das Arbeitsleben und speichere gleich alle Rechnungen und Dokumente für die Buchhaltung richtig ab. In dieser digitalen Ordnerstruktur habe ich dir alles Wichtige für eine vorbereitende Buchhaltung zusammengestellt. Du musst jetzt nur noch loslegen und richtig ablegen.

Noch Fragen?

Für wen ist diese digitale Ordnerstruktur geeignet?

Diese digitale Ordnerstruktur ist für alle Solo-Selbstständige, Freiberufler und kleinere Unternehmen gedacht, die ihr digitales Dokumentenmanagement logisch und sinnvoll strukturieren möchten.

Wie funktioniert der Download der digitalen Ordnerstruktur?

Ich sende dir einen sicheren Link an deine E-Mail-Adresse, von wo du dir die Ordnerstruktur für dein digitales Büro herunterlanden kannst. Und schon kannst du starten.

Kann diese digitale Ordnerstruktur als Vorlage verwendet werden?

Ja, du kannst die Ordnerstruktur direkt nach dem Herunterladen verwenden und die Ordner mit deinen Dokumenten befüllen. Alternativ kannst du sie als Inspiration nutzen und individuell anpassen.

Wieviel kostet die digitale Ordnerstruktur als Vorlage zum Download?

Die von mir zur Verfügung gestellt Ordnerstruktur kostet 0 Euro und ist nach dem Download sofort anwendbar.

Zwei Tipps zur Nutzung deiner digitalen Ordnerstruktur

📂 Wenn du mit der Maus auf den Namen des jeweiligen Ordners gehst und einen rechten Mausklick auslöst, dann öffnet sich eine Liste an möglichen Aktionen, die du zur Auswahl hast. Wähle „Umbenennen“ aus und gebe dem Ordner den gewünschten Namen. Du kannst auch Order hinzufügen und entfernen. Wenn du Ordner entfernst bzw. löscht, dann achte darauf, dass sie leer sind.

📂 Jedem Ordner können auch Zugriffsrechte zugeteilt werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Team erleichtert und jedem nur die Ordner zur Verfügung gestellt, die benötigt werden. Nutze diese Funktion, so kannst du auch Verantwortlichkeitsbereiche besser abgrenzen.

In diesem Sinne: viel Spaß bei deiner digitalen Ablage!

Hast du technische Fragen zu der digitalen Ordnerstruktur oder spielst du mit dem Gedanken, dein Office Management outzusourcen? Buche dir dein kostenfreies Erstgespräch mit mir. Ich unterstütze dich gerne!
Sabine Zay Backoffice

Kennen wir uns schon?

Hi, ich bin Sabine und auf Office Management, Prozessoptimierung und Digitalisierung spezialisiert.

Wenn du mehr über mich und meine Leistungen erfahren möchtest, dann lese gerne weiter.

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