Im Zuge der Digitalisierung setzen immer mehr Menschen auf Cloud-Lösungen als Speichermedium. Für Privatpersonen bietet diese Methode den Vorteil maximaler Flexibilität, während bei Unternehmen vor allem der Aspekt der doppelten Datensicherung und Cyber Sicherheit im Vordergrund steht. Als Expertin für Digitalisierung empfehle ich immer wieder Cloud-Lösungen für Unternehmen. Warum das so ist und wie auch du von einer Cloud zur Datensicherung profitieren kannst, erkläre ich dir in diesem Artikel.
Die Cloud – mehr als nur eine Wolke
An flauschige Wolken denkt beim Namen „Cloud“ inzwischen wohl niemand mehr. Dennoch ist der Begriff vielen Menschen zu schwammig und zu abstrakt. Stellst auch du dir Fragen wie:
- Was ist eine Cloud und woher stammt der Name „Cloud“?
- Wie funktioniert eine Cloud?
- Ist eine Cloud sicher?
- Welche Vorteile bieten Cloud-Lösungen für Unternehmen?
- Und welche Cloud ist die beste?
Dann solltest du jetzt auf jeden Fall weiterlesen. Genau diese Fragen möchte ich dir in diesem Artikel nämlich beantworten.
Was ist eine Cloud?
Beim sogenannten Cloud Computing gestaltet sich die Datensicherung ressourcen- und ortsunabhängig. Das bedeutet, Cloud-Nutzer können über das Internet auf Computerressourcen des Betreibers zugreifen. Die Nutzung dieser Ressourcen in Form von digitalem Speicherplatz ist dabei als Dienstleistung zu sehen, deren Kosten sich meist nach dem Nutzungsvolumen richten.
Im Grunde ist die Cloud also ein digitaler Speicherplatz, der Privatpersonen und Unternehmern ein sicheres Ablegen ihrer Dokumente ermöglicht, ohne die Ressourcen vor Ort zu sprengen.
Stell dir vor, du sitzt in deinem Büro und lädst deine elektronische Ablage in die Cloud hoch. Dasselbe machen auch dein Nachbar sowie eine befreundete Familie aus dem Nachbarort und ein paar Unternehmer, die du kennst. Ihr alle verwendet also Computerressourcen eines Cloud-Anbieters. Weil Clouds als äußerst abstrakt gelten, symbolisiert man sie durch das Bild der Wolke. Im Rahmen dieser Symbolik schwebt diese Wolke über dir und allen anderen Cloud-Nutzern. Statt Wassertröpfchen sammeln und schützt diese Wolke aber Byte um Byte an Daten. Kannst du jetzt nachvollziehen, wieso man den Begriff „Cloud“ verwendet?
Wie funktioniert eine Cloud?
Die Funktionsweise einer Cloud ist sehr komplex. Deshalb möchte ich sie auf das Wesentliche herunterbrechen:
Ohne Cloud sicherst du deine Daten direkt auf deinem PC oder auf einem vorhandenen Server. Bei der sogenannten Cloud Storage sieht das anders aus: Anstatt deine Daten nur vor Ort zu sichern, verwendest du dafür einen Remoteserver. Dieser steht irgendwo auf der Welt und verfügt über freie Ressourcen, welche der Cloud-Betreiber dir gegen ein Entgelt zur Verfügung stellt. Cloud-Lösungen für Unternehmen basieren also auf dem Internet und wurden vor allem durch die zunehmende Digitalisierung beliebt.
Ist eine Cloud sicher?
Viele Nutzer bangen um die Sicherheit ihrer Daten, wenn sie die Cloud-Nutzung in Erwägung ziehen. Grundsätzlich muss man dabei aber zwischen verschiedenen Sicherheitskriterien unterscheiden:
- Cyber Sicherheit
- Datenschutz
- Art der Datensicherung
Bei Cloud-Lösungen für Unternehmen steht der Sicherheitsaspekt meist an erster Stelle. So müssen die Daten sicher vor Zugriffen Dritter sein. An dieser Stelle kommt die Cyber Security ins Spiel. Außerdem darf das Speichern von persönlichen Informationen und Dokumenten nicht der Datenschutzverordnung DSGVO widersprechen. Zu guter Letzt spielt auch die Art der Datensicherung eine sicherheitsrelevante Rolle: Nur doppelt gesicherte Daten sind sicher abgelegte Daten.
Wie sicher ist eine Cloud also? Ich rate meinen Kunden dazu, Cloud-Lösungen für Unternehmen zu verwenden, die sich bereits einen guten Namen gemacht haben. Idealerweise befinden sich sowohl Anbieter als auch Server in Deutschland oder zumindest im EU-Ausland. Achtet man vor der Nutzung einer Cloud auf die drei sicherheitsrelevanten Merkmale, weiß man seine elektronische Ablage in den besten Händen-… äh, Servern.
Welche Vorteile bieten Cloud-Lösungen für Unternehmen?
Da nun die grundlegenden Fragen zum Thema Cloud Storage und Computing geklärt sind, ist es Zeit, auf die Vorteile von Cloud-Lösungen für Unternehmen einzugehen. Dabei möchte ich dir erklären, wieso die Datensicherung auf Remoteservern für ein papierfreies Büro unerlässlich ist und was du dabei beachten musst.
Cloud-Lösungen für Unternehmen liegen am Puls der Zeit
Die Digitalisierung hat im Laufe der letzten Jahre einiges verändert – sowohl im privaten als auch im unternehmerischen Umfeld. Wer hätte zur Jahrtausendwende an ein digitales Büro gedacht oder sich darunter auch nur etwas vorstellen können?
Inzwischen sind Dinge wie eine digitale Ablage normal geworden. Kein Wunder, denn sie sind modern und bieten verschiedene Vorteile. Wer im Office auf Digitalisierung setzt, sollte konsequenterweise auch Cloud-Lösungen für Unternehmen wählen. Sie runden jedes papierfreie Büro ab, indem sie den Ressourcenbedarf vor Ort einschränken und ein sicheres Speichern aller Dokumente gewährleisten.
Platz sparen durch Cloud-Lösungen für Unternehmen
Sieht man sich die Archive traditionsreicher Unternehmen an, ist das wirklich spannend. Ja, inzwischen könnte man meinen, derartige Archive mit hunderten von Ordnern und Microfiche- Aufnahmen hätten schon historischen Wert. Doch in vielen Unternehmen gehört diese Art der Archivierung noch immer zum unternehmerischen Alltag.
Neben sorgfältiger Pflege brauchen derartige Archive vor allem eines: Platz. Mit einer passenden Cloud-Lösung für dein Business kannst du auf das Mieten oder Kaufen von Lagerräumen verzichten. Gleichzeitig musst du dir keine Sorgen darum machen, dass alte Belege verblassen, Wasser ziehen oder von Ungeziefer angenagt werden.
Damit du die Vorteile der Cloud optimal ausnutzen kannst, möchte ich dir an dieser Stelle noch einen Rat mit auf den Weg geben: Beginne schon jetzt damit, deine Belege zu digitalisieren. Wieso das der absolute Geheimtipp ist, verrate ich dir in diesem Blogpost.
So sicher sind Cloud-Lösungen für Unternehmen
Als Business-Inhaber musst du verschiedenste Dokumente archivieren: Belege, Quittungen, Verträge, Personalakten und vieles mehr. Dabei ist es wichtig, gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Kopf zu haben und Datenschutzrichtlinien zu beachten.
Außerdem musst du sicherstellen, dass vor allem empfindliche Informationen vor Zugriffen durch Dritte geschützt werden. Letzteres hat man früher durch abschließbare Aktenschränke vermieden. In Zeiten der Digitalisierung verschiebt sich dieses Risiko jedoch ins Internet: Deine elektronische Ablage muss sicher vor Hackern sein.
Genau dafür sorgen renommierte Anbieter von Cloud-Lösungen für Unternehmen. Mit Verschlüsselungen, Sicherheitsabfragen und mehr stellen sie sicher, dass nur du und weitere berechtigte Personen an deine Unterlagen gelangen können.
Durch das Prinzip der doppelten Datensicherung ist deine elektronische Ablage außerdem optimal vor Verlust oder Zerstörung gesichert. Stell dir vor, der Remoteserver brennt: Es wäre denkbar, dass deine Unterlagen dabei zerstört werden. Da gute Cloud-Anbieter jedoch mit doppelter Datensicherung, also mit Backups arbeiten, existiert immer eine gespiegelte Version all deiner archivierten Belege & Co.
Ist die Cloud sicherer als eine externe Festplatte?
Möglicherweise fragst du dich jetzt, warum du nicht einfach mit einer externen Festplatte arbeiten solltest. Auch sie erweitert deinen Speicherplatz. Außerdem kannst du sie außerhalb deines Unternehmens lagern, um sie im Fall der Fälle vor Zerstörung zu schützen.
Aufgrund der doppelten Datensicherung gilt die Cloud als besonders sicher. Der Vorteil: Du kannst sie nicht irgendwo vergessen oder verlieren. Im Vergleich dazu sind externe Festplatten keine sicheren Speichermedien.
Auch du möchtest auf die elektronische Ablage umstellen und deine Buchhaltung digitalisieren? In diesem Workbook führe ich dich Schritt für Schritt durch die Umstrukturierung.
Skalierbare Investition
Bist du mit deiner Selbstständigkeit auf Wachstum aus, gehören Investitionen dazu. Doch gerade, wenn dein Unternehmen fleißig wächst, fällt es schwer, den konkreten Investitionsbedarf in Hinblick auf Ablage und Archiv zu schätzen.
Bei Cloud-Lösungen für Unternehmer zahlst du in der Regel nach genutztem Speicherplatzvolumen oder eine faire Flatrate. Diese Abrechnungsmethode macht deine Investition in Speicherplatz skalierbar und flexibel: Steigt dein Bedarf, kannst du jederzeit aufstocken, ohne hohe Lagerkosten bezahlen zu müssen.
Ortsunabhängiges Arbeiten dank Cloud-Lösungen für Unternehmen
Ein weiterer Punkt, der in der heutigen Zeit eine große Rolle spielt, ist das ortsunabhängige Arbeiten. Der unternehmerische Alltag wird schnelllebiger, Reaktionszeiten kürzer und Ansprüche höher. Es lohnt sich also, immer und überall schnell auf relevante Unterlagen zugreifen zu können. Egal, ob du davon träumst, am Strand zu arbeiten, vor Ort beim Kunden auf Auftragspapiere zugreifen zu können oder ob du nachts um zwei Uhr schnell eine Quittung scannen möchtest:
Cloud-Lösungen für Unternehmen bieten dir die Flexibilität und Reaktionsschnelligkeit, die du in dieser schnelllebigen Zeit brauchst.
Genau aus diesem Grund sind Cloud-Lösungen für zahlreiche Branchen geeignet – auch die, bei denen man die Digitalisierung überhaupt nicht erwartet, wie beispielsweise Handwerksbetriebe.
Welche Cloud für Unternehmen ist die beste?
Als Expertin für Digitalisierung rate ich meinen Kunden stets dazu, auf renommierte Anbieter zu setzen. Dabei sollten folgende Kriterien im Vordergrund stehen:
- Standort des Anbieters und dessen Server
- Möglichkeit, von verschiedenen Geräten aus zuzugreifen
- Zugriffsberechtigungen für mehrere Team-Mitglieder
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Doppelte Datensicherung
Besonders gerne empfehle ich dabei Dropbox, Google Drive und OneDrive beziehungsweise SharePoint von Microsoft.
Auf Wolke 7 mit deiner Cloud-Lösung
Wolken stehen für Leichtigkeit. Genau diese Leichtigkeit wirst du verspüren, wenn sich die Papierberge auf deinem Schreibtisch endlich lichten. Die digitale Ablage ist der erste Schritt in Richtung papierfreies Büro. Die richtige Art der Datensicherung der zweite. Setze dabei auf Cloud-Lösungen für Unternehmen, um dir maximaler Erleichterung zu verschaffen.
Angst vor einer Gewitterwolke?
Viele Unternehmer geraten bei technischen Begriffen wie Cloud, Server oder Backup ins Schwitzen. Kommt dir bekannt vor? Auch in diesem Fall musst du dich nicht mehr mit Ordnern & Co herumplagen. Gerne bringe ich Ordnung in dein Backoffice oder biete dir Beratung bei anstehenden Umstrukturierungen. Möchtest du mehr über Cloud-Lösungen für Unternehmen erfahren? Dann vereinbare jetzt gleich deinen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin – für mehr Leichtigkeit in deinem Business.
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Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
