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Prozessmanagement: Keine Digitalisierung ohne Schnittstellen

Digitalisierung Schnittstellen

Die Digitalisierung im Unternehmen gleicht einem Staffellauf. Denn: Wie auch beim Staffellauf sind vor allem die Übergänge von einem auf das andere von größter Bedeutung für den Gesamterfolg. Wieso Digitalisierung Schnittstellen braucht und was du dabei beachten musst, erkläre ich dir in diesem Artikel.

Die Bedeutung von Schnittstellen in der Digitalisierung

Suchst du im Internet nach einer Definition für Schnittstellen in der EDV, findest du unter anderem diese Definition von Oxford Languages:

„Schnittstellen sind Verbindungsstellen zwischen Funktionseinheiten eines Datenverarbeitungs- und Übertragungssystems, an denen der Datenaustausch erfolgt.“

Mit dieser Definition im Hinterkopf möchte ich nochmal auf das Beispiel mit dem Staffellauf zurückkommen:

Betrachten wir die Digitalisierung im Unternehmen als Staffellauf, stellen die genutzten Programme oder Funktionseinheiten die einzelnen Läufer dar. Der Staffelstab symbolisiert einen Datensatz, den du von einer Software in die andere übertragen möchtest. Die Schnittstelle? Diese befindet sich genau an dem Punkt, wo der Staffelstab die Hand wechselt.

Doch weshalb sind Datenübergaben über Schnittstellen in der Digitalisierung eigentlich so wichtig?

Warum Digitalisierung ohne Schnittstellen nicht möglich ist: Beispiel

Wenn Unternehmer ihre Produktions- oder Backoffice-Prozesse optimieren möchten, können sie auf eine Vielzahl von Programmen zurückgreifen.

Der größte Teil dieser Programme ist sehr spezifisch auf einzelne Aufgaben, Unternehmensbereiche, Automatisierungen, Unternehmensgrößen und Branchen zugeschnitten.

Ein Beispiel: 

Automobilzulieferer führt eine neue Produktionsstraße mit Robotern ein. Hinter der dabei entstehenden Automatisierung stehen komplexe digitale Prozesse, weshalb der Automobilzulieferer entsprechende Programme bei einem Experten für diese Art der Produktion beziehen muss.

Nun soll die Programmierung einzelner Fertigungsschritte über ein CAD-Programm im Büro erfolgen. Steht der Datensatz, muss die Arbeitsvorbereitung ihn aber irgendwie vom Büro an den Roboter in der Fertigung übertragen. Hierfür ist eine Schnittstelle nötig. Manuell könnte man das Programm auf Hardware speichern und ihn dann auf den Roboter laden. Eine automatische digitale Übertragung kommt ohne zeitraubende und fehleranfällige Zwischenschritte aus.

Wir nehmen weiter an, dass der Automobilzulieferer 100 Ausschussteile produziert, die er nicht weiterbearbeiten, korrigieren und verkaufen kann. Diesen Verlust ist relevant für die Buchhaltungsabteilung. Über eine entsprechende Schnittstelle zwischen der Fertigungsstraße und der Buchhaltung ist genau das möglich – ohne manuelle Dokumentation und Weiterleitung.

Nun tritt der Fall ein, dass unser Automobilzulieferer sein Lieferziel aufgrund der hohen Ausschussmenge nicht erreicht – ihm fehlen Rohteile. Die smarte Fertigungsstraße meldet das Defizit automatisch über eine Schnittstelle an die Abteilung Einkauf, wo die Nachbestellung auf Knopfdruck über die Bühne geht. Ohne digitale Schnittstelle wäre hier eine händische Bestellung mit unverhältnismäßig hohem Zeitaufwand nötig gewesen.

Darum sind Schnittstellen in der Digitalisierung auch für dich nötig

Auch du möchtest deine Unternehmensprozesse optimieren? Dann ist Digitalisierung der Weg der Wahl – unabhängig davon, welche Prozesse du optimieren möchtest. Für die Digitalisierung steht dir eine Bandbreite praktischer Software bereit, zum Beispiel:

  • CRM-Programme (Customer Relationship Management)
  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Warenwirtschaft
  • E-Mail-Programme
  • Team-Chats
  • Grafikprogramme
  • Office-Programme
  • Schichtplanungstools und viele mehr

Stell dir vor, du wählst 5 sinnvolle Tools fürs Backoffice aus. Jedes dieser Tools ist ein Läufer im Staffellauf und erzielt einzeln prima Ergebnisse. Scheitert jedoch die Übergabe des Staffelstabs verliert das Läuferteam unnötig viel Zeit. Unter Umständen schneidet es dann sogar schlechter ab als ein Team mit schlechteren Läufern.

Deshalb solltest du diese beiden Schritte beachten, wenn du dein Business digitalisieren möchtest:

  1. Wähle die richtige Software aus, die perfekt zu deinen Anforderungen passt.
  2. Stelle sicher, dass die Datenübertragung durch digitale Schnittstellen wie geschmiert läuft.

Digitalisierung: Schnittstellen für Softwaresysteme

Die Digitalisierung von Prozessen ist selbst ein Prozess, der wahrscheinlich niemals komplett abgeschlossen ist. Immer wieder kommen neue Tools für Automatisierung auf den Markt, die höchste Effizienz versprechen. Deshalb ist es wichtig, das Projekt Digitalisierung mit Bedacht anzugehen:

Dazu gehört der Fokus auf die Schnittstellenproblematik. Du solltest also Software auswählen, die möglichst kompatibel mit anderen Tools ist und zahlreiche Anbindungen (= Schnittstellen) bietet. So kannst du dein Softwaresystem weiter ausbauen und langfristig durch Automatisierung Zeit sparen.

Erfahre mehr darüber, wie du mit Automatisierung Zeit sparen kannst.

Schnittstellen in der Digitalisierung – nur für Großkonzerne?

In sehr großen Unternehmen gibt es häufig eine eigene Abteilung für Prozessmanagement. Sie arbeitet in der Regel auf Hochtouren daran, mehr Automatisierung einzuführen und Schnittstellen zu optimieren.

Du führst ein kleines Unternehmen, bist vielleicht sogar als Einzelunternehmer tätig? Auch dann spielt die Schnittstellenoptimierung in der Digitalisierung eine wichtige Rolle für dich.

Durch Office Management legst du die Basis für die Straffung deiner Backoffice-Prozesse. Dabei hast du die Möglichkeit, Tools einzuführen, die wie die Zahnräder eines Uhrwerks ineinandergreifen. Auf diese Weise kannst du wirklich Zeit, Kosten und Nerven sparen, weshalb du deine Schnittstellen digitalisieren solltest.

Und wenn nicht? Ohne ausreichende Schnittstellendigitalisierung braucht es weiterhin manuelle Datenübertragungen. Diese Form der Übertragung ist schwerfällig und widerspricht dem Konzept der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dabei ist sie nicht nur zeitintensiv, sondern auch sehr fehleranfällig. War dir bewusst, dass das Lösen der Schnittstellenproblematik einer der wichtigsten Punkte im Qualitätsmanagement (QM) ist?

Als Office Managerin weiß ich genau, worauf es in der Digitalisierung und bei Schnittstellen ankommt. Deshalb möchte ich dir ein Beispiel für ein Backoffice-Programm nennen, das die Nase in Punkto Schnittstellenoptimierung ganz weit vorne hat.

Buchhaltung digitalisieren: lexoffice und Schnittstellen

Möchtest du händische Schnittstellenübertragungen automatisieren, solltest du bei der Auswahl deiner Tools genau darauf achten:

Stellen sie Anbindungen für weitere Software bereit?

Kannst du Abläufe, die speziell in deinem Unternehmen anfallen, dadurch digitalisieren?

Wie gut das funktionieren kann, möchte ich dir am Beispiel lexoffice zeigen:

Die Buchhaltungssoftware ist mehr als nur ein Belegerfassungssystem. Durch ihre zahlreichen praktischen Funktionen bietet sie ein hohes Maß an Automation.

Diese Anbindungen und Funktionen machen lexoffice zum Paradebeispiel für automatisierte Schnittstellen im Backoffice:

  • Kopplung von Bankkonten spart Arbeitsschritte (Einloggen im Onlinebanking, Anfertigen von Kontenspiegeln, manuelle Erfassung von Kontoumsätzen, händische Zahlungsanweisungen, …)
  • DATEV-Schnittstelle ermöglicht eine automatisierte und digitale Übertragung der Bücher an den Steuerberater, ersetzt also Arbeitsschritte (manuelle Erstellung und Übergabe des Pendelordners, Suche nach Belegen, Tracken von Fristen, …)
  • Möglichkeit der Kopplung vieler weiterer praktischer Tools, um routinemäßige Aufgaben zu automatisieren, zum Beispiel:

Einfach Reisekosten für die automatisierte Reisekostenabrechnung

PayJoe für automatischen Zahlungsabgleich im Onlineshop

AutoMahntion für zeitsparendes Mahnwesen

GetMyInvoices für automatisiertes Belegmanagement

Adam als separates Tool für Controlling

Billbee für automatisiertes Multichanneling im E-Commerce

Shopify für die optimale Kopplung von Onlineshops an die Buchhaltung

  • Der direkte Versand über Elster (zum Beispiel Umsatzsteuervoranmeldung) erspart die Datenübertragung auf Umwegen.
  • Ein Datenimport via CVS-Dateien erleichtert den Transfer von Datensätzen von anderen Produktverwaltungssystemen in lexoffice.

Digitalisierung von Schnittstellen und Prozessen – ein Schritt in die Zukunft

Digitalisierung ist ein komplexes Thema. Sie bietet große Vorteile, bereitet jedoch vielen Unternehmen Sorgen. 

Es ist vor allem die Angst vor der Umstellung, die Business-Inhaber an manuellen Prozessen und Schnittstellen festhalten lässt.

Mittel- und langfristig steht diese Angst jedoch dem Streben nach nachhaltigem Wachstum entgegen. 

Auch du möchtest deine Unternehmensabläufe optimieren, um Nerven, Zeit und Kosten sparen zu können? 

Doch du bist unsicher, wie du deine digitale Infrastruktur und dein Softwaresystem aufbauen sollst? Vielleicht bereitet dir auch die Schnittstellenthematik Sorgen?

Als Office Manager und Digitalisierungsexpertin unterstütze ich dich gerne dabei, dein Business durch straffe Prozesse zukunftsfähig zu machen. 

Im ersten Schritt berate ich dich völlig unverbindlich und kostenfrei. Vereinbare dein Termin für die Erstberatung am besten jetzt gleich:

Direkt zum Terminkalender

Denk daran: Es gibt keine Digitalisierung ohne Schnittstellen. Gelingt es dir, auch die Schnittstellen zu automatisieren, ist das der Grundstein für maximale Zeit- und Kosteneinsparungen im Unternehmen. Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umstellung!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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