Das Büro ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Es ist der Ort, an dem alle Prozesse zusammenfließen – die Schaltzentrale. Darum ist es wichtig, dass es im Backoffice rundläuft. Dennoch passieren in vielen Unternehmen immer wieder Fehler. Oft reicht es schon aus, einen schlechten Tag zu haben oder mit Aufgaben und Arbeitsvolumen überfordert zu sein. Leider kann man manche Fehler nicht so schnell erkennen oder korrigieren, weshalb sie einen Rattenschwanz an Konsequenzen, Problemen und Zeitaufwand nach sich ziehen können. Deshalb sollten Unternehmer immer versuchen, Fehlerquellen zu reduzieren. Oft reicht eine Optimierung der einzelnen Prozesse bereits aus, um die Fehlerquote senken zu können. Wie du als Unternehmer 5 typische Fehler im Büro vermeiden kannst, erkläre ich dir in diesem Artikel.
Diese Ursachen haben Fehler im Büro
Irren ist menschlich. Im geschäftlichen Kontext können Irrtümer jedoch zum großen Problem werden. So können sie beispielsweise zu Ärger mit Kunden und Lieferanten oder mit dem Finanzamt führen. Das nachträgliche Ausbügeln kostet Zeit und Nerven. Der zusätzliche Arbeitsaufwand kann aufgrund von Überlastung sogar für einen weiteren Anstieg der Fehlerquote sorgen.
Die häufigsten Fehlerquellen im Büro haben diese Gründe:
- mangelnde Konzentration, Multitasking oder Zeitnot (Flüchtigkeitsfehler)
- unzureichende Qualifizierung oder Schulung der Mitarbeiter
- fehlende Strukturen und Routinen
- Mangel an passender Software für komplexe oder zeitraubende Aufgaben
- Schnittstellenproblematik zwischen dem Büro und anderen Unternehmensbereichen sowie nach außen
Es ist nicht realistisch, die Fehlerquote auf Null zu senken. Dennoch sollte es dein Ziel als Unternehmer sein, eine möglichst geringe Fehlerquote anzustreben. Als Gewerbetreibender liegt es in deiner Verantwortung, Strukturen zu erschaffen, die eine geringe Fehlerquote überhaupt ermöglichen. Wie das funktionieren soll?
Indem du Mittel und Wege findest, um die oben aufgezählten Ursachen für Fehler im Büro zu eliminieren. In den nächsten Abschnitten erzähle ich dir, welche typischen Fehler im Backoffice immer wieder auftauchen und wie du das Problem an der Wurzel packen kannst.
Diese 5 typischen Fehler im Büro kannst du vermeiden
Als analytischer Mensch ist es für mich oft schwer nachvollziehbar, wenn vermeidbare Fehler passieren. Das liegt sicherlich auch an meiner Expertise in Bereichen wie Office Management und Prozessmanagement. Zeigen sich Schwachstellen, ist es mein selbsterklärtes Ziel, Optimierungspotenziale auszunutzen und Abläufe zu verbessern.
Das mache ich nicht nur in meinem Büro, sondern auch bei meinen Kunden. Zu Beginn der Zusammenarbeit zeigt sich häufig, dass der Grund für den Wunsch nach Entlastung vor allem an mangelhaften Prozessen liegt. Diese sind zeitintensiv und Nährboden für Fehler.
1. Zahlendreher in Auftragsunterlagen, Reportings und Buchhaltung
Zahlen lügen nicht? Mitunter leider doch. Allerdings nur, wenn man sie falsch eingibt. Ein paar meiner Kunden hatten immer wieder Probleme mit falschen Rechnungssummen. Schuld an den Abweichungen waren vergessene Ziffern, falsch eingegebene Ziffern, verschobene Dezimalstellen oder Zahlendreher.
Sowohl Angebots- als auch Rechnungserstellung erfolgten in diesen Unternehmen manuell über Excel. So gut das Tabellenkalkulationsprogramm auch rechnen kann, ist es auf das Input von Mitarbeitern angewiesen. Die Eingabe falscher Werte in Excel oder anderen Programmen ist leider ein häufiger Fehler im Büro, der zu Ärger mit Geschäftspartnern führen kann. Die Folge sind aufwendige Korrekturrechnungen und noch mehr Zeitverlust.
Doch wie kann man Fehler wie Zahlendreher vermeiden?
Es ist wichtig, konzentriert bei der Sache zu sein. Aufgaben, die besonders viel Konzentration erfordern, sollte man deshalb idealerweise schon früh morgens erledigen. Noch besser ist es allerdings, wenn Zahlen gar nicht mehr manuell eingeben muss. Das ist möglich, wenn man die richtige Software fürs Büro nutzt. Ein Beispiel:
Das Buchhaltungsprogramm lexoffice kann Werte per Scan, Belegimport und integrierter Preisliste automatisch in Auftragspapiere und Meldungen übernehmen. So können sich keine Fehler mehr einschleichen.
2. Chaos auf dem Schreibtisch und im Aktenschrank
„Der Kleingeist hält Ordnung, das Genie überblick das Chaos“ – so lautet ein altes Sprichwort. Leider zeigt meine Erfahrung als Office Managerin, dass das nur in den seltensten Fällen zutrifft. Bei meinen Kunden führte Chaos im Büro vor allem zu einem: Ärger.
Im unternehmerischen Alltag ist es immer mal wieder erforderlich, bestimmte Unterlagen, Verträge oder Belege zur Hand zu nehmen. Findet man diese erst nach langer Suche, kostet das viel Zeit. Im schlimmsten Fall sind die Unterlagen nicht einmal auffindbar, wenn man sie dem Steuerberater übergeben möchte.
Dieser kann fehlende Belege („keine Buchung ohne Beleg“) nicht verbuchen. Meist sind es Eingangsbelege, die verloren gehen. Das ist sehr ärgerlich, denn Betriebsausgaben senken deine Steuerlast. Kannst du sie jedoch nicht geltend machen, wird deine Zahllast an das Finanzamt unnötig hoch.
Außerdem solltest du dir immer vor Augen halten, wie Chaos auf Geschäftspartner wirken kann: Möchtest du der Unternehmer sein, der nie etwas findet und sich dadurch unprofessionell gibt? Nein? Dann hilft dir dieser Tipp weiter:
Schaffe die Stapel auf dem Schreibtisch und den Aktenschrank einfach ab! Eine sinnvolle Ordnerstruktur hilft dir und deinem Team dabei, immer den Überblick zu behalten. So stellst du eine optimale Wiederauffindbarkeit sicher und kannst Fehler im Büro vermeiden. Du wirst erstaunt sein, wie sehr ein aufgeräumter Schreibtisch deine Kreativität und Motivation steigern kann!
Damit dir das problemlos gelingt, kannst du dir meine Vorlage für eine digitale Ordnerstruktur hier kostenlos herunterladen:
Deine sinnvolle Ordnerstruktur
3. Schlechte Organisation
Wer ein neues Rezept ausprobiert, folgt einer Anleitung. Bereitet man die Speise öfter zu, nimmt man irgendwann vielleicht Anpassungen vor, um sie noch besser auf den persönlichen Geschmack anzupassen. Hat man das Rezept einige Male nachgekocht, braucht man keine Anleitung mehr. Man hat den Ablauf verinnerlicht, eine Routine geschaffen.
Das geht auch im Büro. Fehler passieren oft, weil Mitarbeiter keinen klaren Fahrplan haben. Sie manövrieren sich ohne „Rezept“ durch Aufgaben. Dabei können logischerweise Fehler passieren. Der Nebeneffekt: Fehlt die klare Struktur, werden viele Abläufe auch einfach unwirtschaftlich. Und Unwirtschaftlichkeit ist einer der größten Fehler im Unternehmen.
Um diese Fehlerquelle eliminieren zu können, solltest du klare Strukturen und Abläufe erschaffen. Digitalisierung und Automatisierung helfen dir dabei, die Prozesse schlank zu halten und das Beste aus der Arbeitszeit herauszuholen. Folge dem Link, um meine liebsten Tools fürs Büro und für mehr Struktur kennenzulernen.
Zusammen mit einem guten Officemanagement sorgst du so für Prozessoptimierung. Das bedeutet, das Verhältnis zwischen Input und Output nähert sich dem Idealzustand, was dein Backoffice maximal effizient macht.
4. Fehler im Kontakt nach außen
Zufriedene Kunden sind ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg, denn zufriedene Kunden kommen wieder. Oft stelle ich bei meinen Kunden fest, dass die Kommunikation mit deren Geschäftspartner alles andere als optimal läuft.
Man übersieht E-Mails, vergisst, auf Nachrichten zu antworten, versendet Mails an den falschen Empfänger oder verschickt E-Mails ohne Anhang. Was auf den ersten Blick nicht schlimm scheint, kann ein echtes Problem werden. Zum Beispiel, wenn fehlgeleitete E-Mails dem Datenschutz widersprechen. Im „besten“ Fall bescherst du deinem Geschäftspartner durch Unachtsamkeiten in der Kommunikation nur ein bisschen Mehraufwand. Im schlimmsten Fall fügst du ihm Schaden zu, musst Konsequenzen tragen und verlierst ihn als Kunden.
Deshalb solltest du sicherstellen, dass die Kommunikation nach außen sauber und korrekt erfolgt. Auch dabei möchte ich wieder zu Digitalisierung und Automatisierung raten. Ein Beispiel:
Du möchtest sicherstellen, dass jede Rechnung beim richtigen Empfänger landet? Das Buchhaltungsprogramm lexoffice bietet dir eine übersichtliche Kunden- und Auftragsverwaltung. Rechnungen kannst du auf Knopfdruck im Tool erstellen und automatisch an den Empfänger versenden. So hilft dir der automatische Rechnungsversand in lexoffice dabei, Fehler im Büro zu vermeiden. Folge dem Link für noch mehr Tipps, um durch Automatisierung Zeit sparen zu können.
5. Vergessene To-Dos und Fristen
Ein weiterer häufiger Fehler im Büro ist das Vergessen von Aufgaben. In der Fülle an To-Dos gehen einzelne Dinge unter, was besonders bei Fristen zu Problemen führen kann. Sei es die Buchhaltung, die nicht rechtzeitig an den Steuerberater übergeben wird oder ein vergessener Zahlungslauf.
Diese vermeintlichen Kleinigkeiten können richtig ärgerlich werden. Spätestens nämlich, wenn das Finanzamt eine fiktive Umsatzsteuer-Zahllast in Rechnung stellt oder Lieferanten mit Verzugszinsen um die Ecke kommen. Dennoch gehen immer wieder Aufgaben unter.
Das Vergessen von Aufgaben im Backoffice hat verschiedene Ursachen, unter anderem Überlastung durch ein zu hohes Mental Load, Zeitnot und eine fehlende Struktur. Dieses Phänomen beobachte ich bei meinen Kunden anfangs stark. Sobald ich durch Outsourcing oder Beratung für besseres Office Management sorge, gehören vergessene To-Dos der Vergangenheit an. Das kann auch dir gelingen, wenn du auf Digitalisierung im Backoffice setzt. Denn:
- mit den richtigen Tools kannst du wiederkehrende Aufgaben automatisieren.
- durch transparente digitale Abläufe sorgst du nicht nur für Ordnung auf dem Schreibtisch, sondern auch im Kopf.
- digitalisierte und automatisierte Abläufe sparen viel Zeit ein.
- Dein Mental Load sinkt, wenn du Aufgaben delegieren und/oder automatisieren kannst.
- Du behältst immer den vollen Überblick über deine To-Dos, Fristen & Co
Möchtest auch du die typischen Fehler im Backoffice vermeiden?
Als Expertin für Office Management und Unternehmensberaterin in den Bereichen Prozessmanagement und Digitalisierung weiß ich, welche Stellschrauben du bedienen kannst, um endlich fehlerfreier arbeiten zu können. Bekämpfst du die Fehlerquellen langfristig, ist das der beste Weg.
Durch sinnvolle Digitalisierung bekämpfst du gleich mehrere Ursachen auf einmal: Zeitnot, Überlastung, Schnittstellenproblematik und fehlende Struktur. So haben deine Mitarbeiter und du wieder mehr Luft, Konzentration und Zeit. Du fragst dich, wie du die Umstrukturierung am besten angehen sollst? In meinem Workbook zur digitalen Buchhaltung habe ich alle Schritte verständlich erklärt. Folge der Anleitung, um den Fehlerquellen den Kampf anzusagen:
Du traust dir nicht zu, auch noch dieses Projekt anzugehen? Kein Problem. Mein Team und ich können dich aktiv unterstützen, praktische Tools für dich einrichten, Backoffice-Aufgaben wie die laufende Buchhaltung für dich übernehmen oder dich professionell begleiten. Sichere dir jetzt gleich deinen kostenlosen Beratungstermin. So können wir gemeinsam herausfinden, welche Art der Unterstützung dir wirklich zu mehr Effizienz verhelfen kann.
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deine Sabine 🙋🏼♀️
