Office Management Aufgaben sinnvoll auslagern!

Schreibtisch mit Laptop und Kaffeetasse

Wachsen dir deine Office Management Aufgaben im Business über den Kopf? Das Wort „Freizeit“ kennst du auch nur noch aus Erzählungen? Dann ist es dringend an der Zeit, sich Unterstützung zu holen!

Das funktioniert am besten durch die Zusammenarbeit mit einem Office Manager. Doch was macht ein Office Management überhaupt und welche Aufgaben lassen sich gut auslagern? Mit diesem Artikel möchte ich ein wenig Licht ins Dunkel bringen.

Warum du nicht alles alleine schaffen musst

Kommt dir das bekannt vor? Du hast dich selbstständig gemacht und denkst nun, du musst alles allein schaffen. Du arbeitest deine Kundenaufträge ab, kümmerst dich um dein Marketing und deine Buchhaltung, betreibst Kundenakquise und versuchst ganz nebenbei noch, dir etwas Zeit für dich freizuschalten? Das kann auf Dauer nicht gut gehen. Spätestens, wenn dein Business wächst und deine Kundenaufträge zunehmen. Denn dann wirst du irgendwann nicht mehr die Zeit haben, dich um deine Büroarbeit zu kümmern.

Hast du diesen Punkt schon erreicht? Glückwunsch! Volle Auftragsbücher bedeuten im besten Fall hohe Einnahmen. Dann ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt, sich Unterstützung im Bereich Office Management zu suchen. Denn die beste Investition ist immer noch die Investition in dich und dein Unternehmen!

Office Management Aufgaben als Herzstück deines Unternehmens

Das Office Management ist das Herzstück eines jeden gut laufenden Unternehmens. Vergleichbar mit einer Schaltzentrale, in der alle Aufgaben und Prozesse zusammentreffen und ineinandergreifen. Die Office Manager sind die heimlichen Helden im Büro.

Ein Office Manager sorgt für einen reibungslosen Ablauf sowie eine perfekte Organisation aller administrativen Aufgaben. Früher ließ sich der Office Manager am ehesten mit „Büroleitung“ oder „Büroorganisation“ übersetzen. Denn genau darum geht es: die Organisation! Zeitsparend und effektiv organisiert das Office Management Aufgaben und Prozesse in einem Unternehmen und koordiniert alle anfallenden Tätigkeiten. Meist sind das Tätigkeiten, die dir als Unternehmer keine Freude bereiten und die du schon lange vor dir her schiebst. Oder macht es dir Spaß, dich um die Buchhaltung oder das Ausfüllen lästiger Anträge zu kümmern? Wohl kaum, sonst hättest du es nicht so lange aufgeschoben.

Mögliche Aufgaben des Office Managements

Die Aufgaben, die ein Office Management übernehmen kann, sind sehr breit gefächert. Es können verschieden Bereiche je nach Fachwissen des Office Managers abgedeckt werden. Die grundlegenden Tätigkeiten, die angeboten werden, liegen im Bereich Backoffice.

Das Backoffice als Grundlage

Im Bereich Backoffice werden meist Tätigkeiten wie die vorbereitende Buchhaltung oder die Organisation der elektronischen Ablage angeboten. Je nach Fachwissen des Office Managers können auch Aufgaben mit Microsoft Office 365 übernommen werden. Beispiele hierfür sind das Erstellen von Präsentationen mit Power Point oder die Durchführung von Auswertungen und Statistiken mit Excel.

Auch allgemeinere Aufgaben wie das Schreiben von Rechnungen, Mahnungen und allgemeiner Korrespondenz oder das Verwalten von Kunden- und Auftragsdaten können ausgelagert werden. Suchst du nach Informationen zu einem bestimmten Thema und hast jedoch keine Zeit, dir die nötigen Informationen einzeln zusammenzusuchen? Kein Problem! Auch Recherchetätigkeiten können übernommen werden.

Mein zweites Fachgebiet – die Digitalisierung

In meinem Fall biete ich als zweiten Bereich den Bereich Digitalisierung an. Ich liebe das digitale Arbeiten und bin der festen Überzeugung, dass sich jeder mit dem Thema befassen sollte. Egal in welcher Branche er tätig ist!

Hier biete ich als Office Management Aufgaben meinen Kunden unter anderem Tätigkeiten wie das Einrichten neuer Systeme mit vorheriger Analyse der aktuellen Prozesse an. Sollte sich bei der Analyse herausstellen, dass deine Prozesse optimiert werden können, besprechen wie dies gemeinsam. Ich zeige dir, wie du durch neue Strukturen und Arbeitsabläufe Zeit und somit auch Geld sparen kannst.

Eine weitere Möglichkeit, die Effizienz deines Unternehmens zu steigern, ist der Wechsel auf die Datenablage in einem Cloud-System. Hier werden deine Dokumente und Informationen an einem zentralen Ort, der sogenannten Cloud, abgespeichert. Du kannst jederzeit und von jedem Gerät auf diese zugreifen. In manchen Bereichen ist dieser Wechsel sogar zwingend notwendig, da das Abspeichern der Dokumente auf einem Medium wie beispielsweise der Festplatte deines Computers eventuell Schwierigkeiten mit der Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) mit sich bringen kann.

Woran erkennst du einen guten Office Manager?

Zusammenfassend kann man sagen, dass alle Aufgaben im Büro, die dir Zeit und vor allem Nerven rauben, an einen Office Manager ausgelagert werden können. Die Arbeit eines Office Managers ist assistierend, zuarbeitend und serviceorientiert. Dabei greift er Selbstständigen bei deren täglichen Aufgaben unter die Arme, sodass diese sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Ein wahres Allround-Talent

Ein guter Office Manager zeichnet sich durch sein Organisationstalent, seine Kommunikationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise aus. Sie sind wahre Meister, wenn es darum geht zu planen und zu organisieren. Eine wichtige Rolle beim Thema Zeitmanagement ist es, störende Faktoren und Zeitfresser in der eigenen Arbeit zu erkennen und zu beseitigen. Dadurch wird dir der Rücken freigehalten und du kannst dich um die Aufträge deiner Kunden kümmern.

Ebenso sind verschiedene buchhalterische, betriebswirtschaftliche oder auch rechtliche Grundlagen ein wichtiges Fundament im Bereich der Office Management Aufgaben. Ein Office Manager sollte daher über ein Verständnis für alle unternehmerischen Prozesse verfügen und in gewisser Hinsicht wahres Allround-Talent sein.

Auch die Kommunikation mit anderen Menschen gehört zum Alltag eines Office Managers. Daher ist ein sicheres und freundliches Auftreten unentbehrlich.

Vom typischen Sekretariat hin zum technikaffinen Office Manager

Man könnte also sagen, das Office Management hat das klassische Sekretariat abgelöst. Gerade im Zuge der Digitalisierung verändern sich sehr viele Vorgänge und Aufgaben im Unternehmen. So wird zum Beispiel das papierlose Büro immer beliebter. Hier ist es wichtig, dass ein Office Manager über gute IT-Kenntnisse verfügt. Content-Management-System wie WordPress oder Kunden-Management-System wie Pipedrive gewinnen in der heutigen Zeit immer mehr an Bedeutung und sollten von deinem neuen Office Manager gekonnt eingesetzt werden.

Je nach Unternehmen unterscheiden sich auch die jeweiligen Aufgaben, welche das Office Management übernimmt. Gerade bei vielen mittelständischen Unternehmen liegt der Fokus jedoch auf buchhalterischen oder administrativen Aufgaben sowie dem Vorantreiben der Digitalisierung. Mit diesen Umstellungen schaffst du dir und deinem Business vor allem einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz und kannst so die Bindung zu deinen Kunden stark erhöhen.

Sabine Zay arbeitet am Laptop

Office Management Aufgaben – Fazit

Jedes erfolgreiche Unternehmen braucht einen Office Manager. Durch ihn bekommst du die Zeit, die du benötigst, um dich wieder vermehrt auf deine Kunden und ihre Aufträge zu konzentrieren. Ebenso vergeudest du keine wertvolle Zeit, dich in Aufgaben einzuarbeiten, die dir eigentlich überhaupt keine Freude bereiten. Und meistens können andere diese auch viel besser für dich lösen könnten.

Hast du Fragen zum Thema Office Management und deren Aufgaben? Oder würdest du gerne mehr über meine angebotenen Dienstleistungen erfahren? Dann schau dich gerne auf meiner Website um oder schreib mir direkt eine Nachricht über das Kontaktformular.

Ich freue mich, von dir zu hören und wünsche dir alles Gute für dich und dein Business!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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