Das Telefon klingelt. Es ist das Steuerbüro: „Wir brauchen dann langsam mal Ihre Unterlagen für die Steuer.“ – „Äh, ja, klar doch…“. Aber wo sind die Unterlagen eigentlich? Ach ja, ein Teil versteckt sich in Papierform auf dem Schreibtisch, ein anderer in Ordnern und Schnellheftern. Und dann sollten da ja auch noch ein paar Belege irgendwo auf dem Computer abgespeichert sein… Sinnvolle Ordnerstruktur? Fehlanzeige.
Kennst du das auch? Du verlierst wertvolle Zeit bei der Suche nach Unterlagen, die du eigentlich ruckzuck zur Hand haben solltest? Dann ist es an der Zeit, dein Ablagesystem auf Vordermann zu bringen. Egal, welchen Weg du bevorzugst, den analogen oder digitalen: Die Struktur im Ablagesystem ist wichtig! In diesem Beitrag möchte ich dir erklären, wie du eine sinnvolle Ordnerstruktur für deine Ablage erstellen kannst. Darauf hast du keine Lust? Dann habe ich etwas Tolles für dich!
Je größer ein Unternehmen ist, desto wichtiger ist die Ablagestruktur. Das heißt aber nicht, dass Solo-Selbstständige, Freelancer oder Inhaber kleiner Unternehmen nicht darauf achten sollten – im Gegenteil: Weil in kleinen Unternehmen oft kein geschultes Personal vorhanden ist, bleibt die ganze Ablage an einem selbst hängen. Effizienz ist dabei das A und O!
Zu Beginn deiner Selbstständigkeit musstest du monatlich vielleicht nur eine Handvoll wichtiger Unterlagen jonglieren. Bei Bedarf konntest du diese nach kurzer Suche noch finden. Inzwischen bist du aber gewachsen und musst immer mehr Unterlagen verwalten. Dein altes „System“ funktioniert also nicht mehr. Du verlierst dadurch nicht nur den Überblick, sondern auch noch wertvolle Zeit. Eine gut ausgebaute digitale Ablage mit sinnvoller Ordnerstruktur bietet dir dagegen viele Vorteile:
✔️ Bei Bedarf kannst du jedes Dokument ohne Zeitverlust finden. Dabei gilt: Je intuitiver dein Ordnersystem, desto besser.
✔️ Sind deine Unterlagen sauber abgelegt, vereinfacht das die vorbereitende Buchhaltung. Vorausgesetzt, deine Ordner sind auch im Bereich Finanzen und Buchhaltung sinnvoll organisiert.
✔️ Du sparst Zeit im Geschäftsalltag und erleichterst auch deinen Mitarbeitern die Suche nach Dateien.
✔️ Je besser deine Ordnerstruktur, desto einfacher ist die Handhabung.
✔️Außerdem fördert ein sinnvolles digitales Ablagesystem die Teamarbeit.
In der Theorie klingt das alles ganz gut. Es ist die Umsetzung, die dir Probleme macht? Dann lies gerne weiter. Gleich erkläre ich dir nämlich, wie du selbst eine sinnvolle Ordnerstruktur aufbauen kannst.
3 Tipps für eine sinnvolle Ordnerstruktur
Die digitale Ablage ist eine enorme Erleichterung im unternehmerischen Alltag. Das gilt aber nur dann, wenn dein Ablagesystem möglichst überlegt aufgebaut ist:
Es reicht also nicht aus, einfach einen Ordner „Ablage“ zu erstellen und diesen mit sämtlichen Belegen, Unterlagen und Scans zu füttern! Wie du es besser machen kannst? Das zeige ich dir jetzt.
4-Ordnersystem für viermal so viel Ordnung
Du leitest ein kleines Unternehmen, bis Solo-Selbstständiger oder Freiberufler? Dann solltest du dich mit dem 4-Ordnersystem auseinandersetzen. Dabei unterteilst du dein Unternehmen grob in Basis-Bereiche, zum Beispiel in Internes, Externes, Kunden und SharePoint. Diese vier Basis-Bereiche stellen deine Hauptordner für die digitale Ablage dar.
Innerhalb dieser Ordner kannst du weitere Unterordner hinzufügen. Dadurch ermöglichst du eine genauere Unterteilung der abzulegenden Dateien. So könnte der Ordner „SharePoint“, der auch deinem Team zugänglich ist, beispielsweise Schulungsmaterial beinhalten oder auch Dateien, die von verschiedenen Teammitgliedern bearbeitet werden müssen. Je feiner du die Aufteilung in Unterordner gestaltest, desto leichter findest du die jeweiligen Dokumente.
Eine sehr feine Aufteilung ist aber vor allem dann sinnvoll, wenn du wirklich eine Vielzahl von Dokumenten verwalten und archivieren musst. Ist das Aufkommen bei dir (noch) gering, kann auch eine kleine Ordnerliste gut funktionieren. Bleib dann aber unbedingt am Ball, um frühzeitig auszubauen, wenn dein Business wächst!
In meiner Tätigkeit als Office Managerin nehme ich vielen meiner Kunden auch die elektronische Ablage ab. Daher weiß ich, welche Ordnerstrukturen sich a) gut ins Tagesgeschäft integrieren und b) auch langfristig für Entlastung sorgen. Dass mein System funktioniert, merke ich vor allem bei den Kunden, die ihre Buchhaltung an mich auslagern. Warum sie das tun? Hier erfährst du, warum du die Buchhaltung outsourcen solltest.
Im Team Zugriffsrechte erteilen
Es gibt Dateien, die für die Augen deiner Team-Mitglieder bestimmt sind. Aber es gibt auch solche, auf die nicht dein gesamtes Team Zugriff haben muss. Beim Erstellen deiner Ordner solltest du deshalb direkt Zugriffsrechte vergeben. So kannst du sicherstellen, dass nicht jedes Team-Mitglied auf alle Dateien zugreifen kann.
Wie du dir das vorstellen kannst? Ungefähr so wie einen verschließbaren Aktenschrank. Du alleine entscheidest, wem du den Schlüssel aushändigst und wem nicht. Um sicherzugehen, dass Unbefugte nicht darauf zugreifen, musst du aber unbedingt abschließen – also das Zugriffsrecht entsprechend anpassen.
Strukturierte Ablage für strukturierte Buchführung
Damit du wirklich von der digitalen Ablage profitieren kannst, solltest du alle Unterlagen in digitaler Form abspeichern. Nur so kannst du sichergehen, alles wiederzufinden oder zur Hand zu haben, wenn du deine Buchführung an das Steuerbüro übergibst. Es ist also nicht sinnvoll, einzelne Rechnungen weiterhin in Papierform abzuheften. Du möchtest mehr über das Digitalisieren von Belegen erfahren? In diesem Artikel habe ich dir die wichtigsten Infos zusammengefasst.
Wenn du eine sinnvolle Ordnerstruktur etablieren möchtest, solltest du also auch direkt einen Ordner für deine Finanzen und für die Buchhaltung anlegen. Packe alle Unterlagen in die Buchhaltungsordner, die du für deine Steuer benötigst. So sparst du viel Zeit, wenn dich die Abgabefrist mal wieder völlig überrascht.
Die Abkürzung zu einer sinnvollen Ordnerstruktur
Ich bin schon immer ein Fan von Struktur und Ordnung. Du nicht? Ich glaube, auch du wirst die neue Ordnung in deiner digitalen Ablage lieben. Wahrscheinlich hattest du bisher nur Probleme bei der Umsetzung. Wenn du bis hierher gelesen hast, weißt du inzwischen einiges darüber, was du bei der digitalen Ablage beachten solltest. Aber du hast noch immer nicht das Gefühl, dass du dir selbst so eine sinnvolle Ordnerstruktur anlegen kannst?
Dann habe ich hier die passende Abkürzung für dich: meine Ordnerstruktur als Download!
In der Download-Datei findest du ein wandelbares Grundgerüst für dein digitales Ablagesystem. Sobald du den Download-Link von mir erhalten hast, kannst du die Ordnerstruktur auf deinem Rechner verwenden! Was das Ganze kostet? Nicht einen Cent – ich sage ja: Ich liebe Struktur und Ordnung. Deshalb freue ich mich, wenn ich dir helfen kann. Tipp: Damit meine Ordnerstruktur perfekt zu deinem Unternehmen passt, kannst du auch Individualisierungen vornehmen: Ändere dazu einfach Ordnernamen, indem du diese mit der rechten Maustaste anklickst und dann im Menü „umbenennen“ auswählst. Außerdem kannst du nach Belieben Ordner hinzufügen oder entfernen.
Du hast technische Fragen rund um die kostenlose Ordnerstruktur oder möchtest das Office Management auslagern? Ich unterstütze dich gerne! Buche dir hier deinen kostenlosen Termin
Ich freue ich auf unser Kennenlernen!
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
