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Prozessmanagement: Wie du deine Unternehmensabläufe optimieren kannst

Unternehmensabläufe optimieren

Prozessoptimierung spielt vor allem im Qualitätsmanagement mittelständischer und großer Betriebe eine Rolle. Doch auch abseits von Zertifizierungen und hochtrabendem Qualitätsmanagement ist die Straffung von Prozessen sinnvoll – selbst in kleinen Unternehmen. Kann man Unternehmensabläufe optimieren, bringt das viele Vorteile mit sich. Doch wie geht man das Prozessmanagement an? In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du deine Unternehmensabläufe optimieren kannst.

Lean Business – darum solltest du Unternehmensabläufe optimieren

Hast du dich schon einmal gefragt, warum Prozessmanagement im Rahmen von QM-Zertifizierungen eine so große Rolle spielt? Im Qualitätsmanagement geht es darum, Abläufe in Hinblick auf die Qualität zu verbessern. So soll es Unternehmen gelingen, Output-Ziele zu erreichen und Standards einzuhalten. Für dich als Unternehmer haben Optimierungen aber noch viele weitere Vorteile:

  • Hat das „Kind einen Namen“, kannst du es als Ganzes betrachten und Schwachstellen leichter identifizieren.
  • Klar definierte Prozesse oder Unternehmensabläufe bieten dir einen optimalen Überblick über dein Business.
  • Grenzt du Prozesse eindeutig von anderen ab, kannst du Schnittstellen identifizieren und diese ölen.
  • Sind dir deine Unternehmensabläufe bekannt, kannst du sie analysieren, bewerten und optimieren.
  • So kannst du Prozesse straffen und klare Routinen schaffen.
  • Das Folgen dieser Routinen erleichtert dir die tägliche Arbeit und senkt das Fehlerrisiko.
  • Dadurch sparst du Zeit, die du stattdessen auf dein Kerngeschäft oder auf das Marketing verwenden kannst.
  • Und weil Zeit Geld ist, legst du die Basis für Kosteneinsparungen, wenn du Abläufe optimieren kannst.

Die Frage ist: Wie solltest du vorgehen, wenn du Unternehmensabläufe optimieren möchtest?

Die schnellste und effektivste Methode ist es, einen Unternehmensberater für Prozessmanagement zu beauftragen. Ein geschulter Blick und viel Erfahrung in diesem Bereich sorgen für ein rundes Ergebnis, von dem du langfristig profitieren kannst. Bist du unsicher, ob sich Unternehmensberatung für dich lohnt? In diesem Blogbeitrag kannst du genau das herausfinden.

Möchtest du die Dinge lieber selbst angehen, ist Basiswissen unerlässlich. Dieses findest du in den nachfolgenden Abschnitten:

Unternehmensabläufe optimieren im Kleingewerbe? Auf jeden Fall!

Gewerbetreibende verfolgen eine Gewinnabsicht. Nur wenige Unternehmer betreiben ihr Business als Hobby. Selbst Kleinunternehmer, die sich durch die Selbstständigkeit oft nur ein Nebeneinkommen aufbauen möchten, wollen wirtschaften, kostendeckend arbeiten und ein Plus erzielen. Wer nach Wachstum strebt, nimmt diese Ziele umso ernster. Wenn auch du deinem Business zu mehr Wachstum verhelfen möchtest, solltest du zunächst das optimieren, worauf alles lastet: dein Backoffice.

Läuft es im Backoffice rund, kannst du den Großteil deiner Arbeitszeit auf gewinnbringende Dinge verwenden: die Abwicklung laufender Aufträge, Neukundenakquise, Marketing oder Weiterentwicklung deines Angebots. Möchtest du im Backoffice Unternehmensabläufe optimieren, ist das kein Hexenwerk. Es sollte dir aber bewusst sein, dass die Anzahl an Prozessen nicht direkt proportional zur Unternehmensgröße ist:

Gerade im Backoffice existieren Prozesse unabhängig von der Größe deines Unternehmens, der Anzahl deiner Kunden und deinen Umsätzen. Deshalb solltest du genau an diesem Punkt ansetzen, wenn du deinen Unternehmenserfolg nachhaltig steigern oder wieder mehr Freizeit haben möchtest.

Lean Business im Backoffice – so geht´s

Der Begriff “Lean Business” stammt aus dem Englischen und bedeutet „schlankes Business“. Er beschreibt Unternehmensabläufe, die nicht aufgebläht sind, sondern sich auf das Wesentliche konzentrieren:

Aus Input ein Output zu zaubern – ohne Umwege, Schnittstellenproblematik, Leerlauf und Zeitverlust.

Es geht beim Prozessmanagement also vor allem darum, sich anzusehen, welche Abläufe es im Unternehmen überhaupt gibt und wie man diese verbessern kann. In den nächsten Abschnitten bekommst du wertvolle Tipps für mehr Erfolg im Business und straffe Abläufe.

Was du über Prozesse im Qualitätsmanagement wissen solltest

Auch, wenn du sie noch nicht klar benennen kannst: Die Prozesse in deinem Unternehmen existieren bereits. Doch was ist eigentlich ein Prozess? Prozesse sind Unternehmensabläufe, die miteinander verbunden sind und ein Ziel verfolgen: den Erfolg des Business. Im Grunde handelt es sich also um einzelne Handlungsstränge, die andere Stränge berühren, kreuzen oder in diese einmünden können.

In der Betriebswirtschaft unterscheidet man zwischen 3 Arten von Prozessen – Kernprozesse, Steuerungsprozess und Unterstützungsprozesse:

1.  Ein Kernprozess der Bäckerei nebenan könnte beispielsweise heißen: Brötchen produzieren. Er umfasst alle notwendigen Schritte in der Herstellung – vom Abwiegen der Zutaten, über das Verrühren und Backen bis hin zum fertigen Brötchen. Ein Kernprozess ist also ein Prozess im Rahmen des Kerngeschäfts.

2. Von einem Steuerungsprozess spricht man, wenn ein Handlungsstrang den Kurs des Unternehmens beeinflussen soll. Strategie- oder Produktentwicklungen fallen in diese Kategorie.

3. Unterstützende Prozesse verfolgen den Zweck, den Betrieb am Laufen zu halten. Sie spielen sich überwiegend hinter den Kulissen ab, sind aber unentbehrlich und fallen immer an. Unterstützungsprozesse schöpfen keinen unmittelbaren Wert, legen jedoch die Basis für den Fortbestand aller anderen Prozesse und des Unternehmens. Beispiele hierfür sind die Finanzbuchhaltung, das Personalwesen oder die Wartung von EDV-Anlagen.

In diesem Artikel möchte ich mich auf deine unterstützenden Prozesse konzentrieren, denn alles, was du im Backoffice erledigen musst, fällt in diesen Bereich.

Prozesse optimieren durch Ermittlung des Status Quo

Bevor du deine Prozesse verbessern kannst, musst du sie kennen. Welche Handlungsstränge gibt es in deinem Büro? Notiere dir alles, was dir einfällt, zum Beispiel:

  • Buchhaltung
  • Controlling
  • Mahnwesen

Schreibe nun auf, welche Schritte die jeweiligen Prozesse beinhalten und in welcher Reihenfolge du diese Schritte bearbeitest. Markiere dir dabei die Stellen, die besonders arbeits- und zeitintensiv sind oder an denen die meisten Unklarheiten herrschen. Besonderes übersichtlich wird diese Darstellung, wenn du ein Flussdiagramm verwendest. Du kannst dir aber auch einfach eine Liste anfertigen.

Bist du damit fertig, hast du bereits die zwei wichtigsten Maßnahmen ergriffen: Du hast deine Prozesse definiert und ihre Schwachstellen erkannt. Nun geht es daran, diese Schwachstellen zu eliminieren.

Mit Digitalisierung Unternehmensabläufe optimieren

Unternehmen setzen in allen möglichen Bereichen auf Digitalisierung und Automatisierung. Auch du kannst sie als Chance für dich nutzen.

Gerade im Backoffice gibt es zahlreiche Aufgaben, die du mit der richtigen Software gekonnt straffen kannst.

Du hast keine Zeit für Recherche und lange Einarbeitung? Perfekt, denn ich habe einige Tool-Tipps für dich vorbereitet.

Mit dieser Software fürs Büro kannst du deine Backoffice-Abläufe straffen, Zeit sparen und dich auf dein Wachstum konzentrieren:

Buchhaltungssoftware für die digitale Buchführung

Ein papierloses Büro ist ein straffes Büro. In der Buchhaltung fällt besonders viel Papier an, deshalb solltest du hier als erstes ansetzen. Eine gute Buchhaltungssoftware wie lexoffice ermöglicht es dir…:

  • Belege bequem zu importieren und zentral zu verwalten.
  • Buchungen weitgehend automatisiert vorzunehmen.
  • deine Umsatzsteuervoranmeldung einfach zu erstellen.
  • deine Belege per Schnittstelle an dein Steuerbüro zu übergeben.
  • Geschäftskonten gebündelt zu integrieren und vieles mehr.

Mahnwesen optimieren

Auch das Mahnwesen kannst du als gesonderten Prozess betrachten, denn es verfolgt einen eigenen Zweck, der wiederum zum Erreichen deiner Unternehmensziele beiträgt: das Sichern deiner Liquidität. Gutes Mahnwesen ist wichtig, kann aber auch sehr zeitintensiv sein. Vor allem erfordert es deinen Überblick und steigert dein Mental Load. Mit der Software AutoMahntion kannst du dein Mahnwesen automatisieren und direkt mit lexoffice koppeln.

Gutes Controlling

Controlling und Reporting dürfen für eine vernünftige Finanzplanung nicht fehlen. Auch als Kleingewerbetreibender ist es wichtig für dich, deinen Unternehmenserfolg im Blick zu behalten – nicht erst dann, wenn du deine Steuer erledigst. Doch welche Kennzahlen solltest du dabei prüfen? Was sagen sie aus? Und woher sollst du die Zeit nehmen, um all deine Daten und Kennzahlen auszuwerten? Durch ein smartes Controlling-Tool wie Adam kannst du deinen Reporting-Prozess automatisieren. So sparst du Zeit, ohne beim Thema Finanzen etwas dem Zufall zu überlassen.

Weitere praktische Tools, um Unternehmensabläufe optimieren zu können

Natürlich gibt es noch sehr viel mehr Software, die du zur Straffung deiner Backoffice-Abläufe einsetzen kannst. Zum Beispiel:

  • Einfach Reisekosten für eine automatisierte Reisekostenabrechnung (kompatibel mit lexoffice)
  • GetMyInvoice zum automatisierten Zusammentragen all deiner Eingangsbelege (kompatibel mit lexoffice)
  • PayJoe für einen automatisierten Zahlungsabgleich im Onlineshop

Du möchtest mehr über praktische Tools erfahren? Schau gerne auf meiner Seite vorbei!

Fazit: Unternehmensabläufe optimieren im eigenen Backoffice – möglich?

Als Office Manager arbeite ich tagtäglich mit diesen Programmen. Im Rahmen meiner Tätigkeit als Unternehmensberater kombiniere ich meine Kenntnisse und Fähigkeiten aus allen Bereichen:

Dank meiner IT-Kenntnisse kann ich die notwendigen Schritte der Digitalisierung und Automatisierung empfehlen oder selbst in Angriff nehmen. Gleichzeitig optimiere ich Unternehmensabläufe durch meine Erfahrungen im Prozessmanagement. Das Ergebnis: schlanke Abläufe, die Zeit und Geld sparen.

Der „Blick von außen“ tut vielen Unternehmen sehr gut, dennoch kannst du mit dem Grundwissen aus diesem Artikel auch selbst Stück für Stück Optimierungen vornehmen. Ich wünsche dir viel Erfolg bei deren Umsetzung!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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