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Preiskalkulation: So kannst du deinen Stundensatz berechnen

Stundensatz berechnen

Du bist bereits selbständig oder möchtest dich selbstständig machen? Einer der wichtigsten Punkte, die nun anstehen, ist die Preiskalkulation. Dabei solltest du unbedingt berücksichtigen, dass du als Gewerbetreibender oder Freiberufler Kosten tragen musst. Beziehst du nicht alle Kostenarten in die Preisberechnung mit ein, kann sich dein Business nicht tragen. In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, wie du als Selbstständiger deinen Stundensatz berechnen kannst und worauf du dabei achten musst.

Stundensatz berechnen für Selbstständige – Wo liegt der Unterschied zum Stundenlohn?

Bevor wir über die Preiskalkulation für Selbstständige sprechen, möchte ich auf den Unterschied zwischen dem Stundenlohn eines Angestellten und dem Stundensatz eines Unternehmers eingehen.

Als Mitarbeiter eines Unternehmens erhältst du einen Lohn (gewerblich) oder ein Gehalt (kaufmännisch). Dein Einkommen richtet sich nach deiner Qualifikation, dem Budget des Unternehmens und deinem Verhandlungsgeschick. Dabei handelt es sich um einen Bruttobetrag, den du versteuern musst. Die vorläufige Versteuerung erfolgt automatisch im Zuge der Lohn- oder Gehaltszahlung. Gleichzeitig fließen auch die Beiträge an Sozial- und Krankenversicherung. Durch den Arbeitgeberanteil zur Krankenversicherung und Sozialversicherung musst du als Arbeitnehmer nur rund 50% dieser Beiträge selbst tragen.

Der Betrag, der nach all diesen Abzügen, auf dem Bankkonto des Arbeitsnehmers landet, ist der sogenannte Nettolohn oder das Nettogehalt. Als Arbeitnehmer kannst du darüber zu 100% frei verfügen, denn alle Pflichtabgaben sind bereits erfolgt.

Bei Selbstständigen sieht das anders aus.

Sie rechnen einen Netto-Stundensatz ab und berechnen Umsatzsteuer, sofern sie nicht die  Kleinunternehmer-Regelung beanspruchen. Kunden überweisen den fälligen Bruttorechnungsbetrag. Als Selbstständiger liegt es in deiner Verantwortung, alle Pflichtabgaben und Steuern an die zuständigen Behörden zu erklären und deine Kosten zu tragen.

Was das für dich bedeutet, wenn du deinen Stundensatz berechnen möchtest

Um wirtschaftlich arbeiten zu können, musst du deine Preise also so kalkulieren, dass du damit alle anfallenden Abzüge und Betriebskosten abdecken kannst. Aus diesem Grund muss der Stundensatz eines Unternehmers deutlich höher als der Stundenlohn eines Arbeitnehmers sein.

Möchtest du deinen Stundensatz berechnen, sollte dir dein letzter Stundenlohn also nicht als Richtwert dienen. Du brauchst höhere Einnahmen pro Stunde als ein Arbeitnehmer.

Stundensatz berechnen für Selbstständige – weitere Herausforderungen

Freelancer und Gewerbetreibende sehen sich in der unternehmerischen Realität auch noch mit weiteren Herausforderungen konfrontiert. Eine davon ist die Auftragslage:

Während ein Arbeitnehmer in Vollzeit weiß, dass er jede Woche 40 Stunden arbeitet und am Monatsende entsprechend einen bekannten Nettobetrag auf sein Konto bekommt, hast du diese Sicherheit nicht. Vor allem in der Anfangszeit ist es unrealistisch, anzunehmen, dass du voll ausgelastet bist. Dazu kommt ein weiteres Problem.

Du verdienst nur Geld, wenn du deinem Kerngeschäft nachgehst und Aufträge abwickelst. Niemand bezahlt dich für alltägliche Aufgaben wie die Buchhaltung, die Ablage oder Pausen. Auch diese Punkte sollten in der Preiskalkulation Berücksichtigung finden.

Aus Angst vor schlechter Auftragslage stapeln viele Unternehmer anfangs tief. Das heißt, sie setzen einen viel zu niedrigen Stundensatz an, um an Aufträge zu gelangen. Was auf den ersten Blick logisch erscheint, kann auf Dauer zum Himmelfahrtskommando werden:

Schlecht bezahlte Aufträge können deine laufenden Kosten nicht decken. Die Konsequenz: Du musst enorm viel Zeit investieren, um am Monatsende genügend Geld auf dem Konto zu haben, dein Business wieder aufgeben, weil es sich nicht trägt, oder gut umstrukturieren.

Stundensatz berechnen für Selbstständige – So geht´s

Ich habe ein Studium der Betriebswirtschaft absolviert. In der Theorie wusste ich beim Sprung in die Selbstständigkeit also ganz genau, wie man Stundensätze berechnen kann. Dennoch habe ich diesem Thema viel Zeit gewidmet und mich immer wieder gefragt: „Sind meine Preise zu hoch? Kann ich diesen Betrag wirklich verlangen?“.

Soll ich dir etwas verraten? Ich konnte es nicht nur, ich musste es sogar! Und davon profitieren auch meine Kunden:

Durch sorgfältig kalkulierte Stundensätze kann ich ihnen optimale Betreuung bieten. Und zwar nur, weil ich mir keine Sorgen um den Fortbestand meines Unternehmens machen muss. Außerdem setze ich auf Automatisierung im Backoffice. So kann ich Zeit sparen, um mich voll und ganz auf die Abwicklung von Kundenaufträgen konzentrieren.

Wünschst auch du dir mehr Zeit für dein Kerngeschäft, um Kunden maximale Qualität liefern zu können? Wie das geht, erfährst du hier: Unternehmensabläufe optimieren.

Diese Faktoren musst du bei der Preiskalkulation für deinen Stundensatz berücksichtigen

  • Indirekte Arbeitskosten: Versicherungsbeiträge, Sozialabgaben und ähnliches
  • Direkte Arbeitskosten: Löhne und Gehälter für Mitarbeiter
  • Betriebskosten: Miete, Schulungen, Ausrüstung, …
  • Gewinnerwartung
  • Spielraum für Rabatte, Skonto und ähnliches
  • Puffer für Inflation, Tariflohnsteigerungen, geplante Investition, …
  • verfügbare Arbeitsstunden

Deine Kunden sind Privatpersonen? Bei der Preiskalkulation für B2C solltest du noch einen weiteren Faktor mit einbeziehen: die Mehrwertsteuer.

Während die Umsatzsteuer für Unternehmen als Vorsteuer wieder abzugsfähig ist, können Privatverbraucher keine Vorsteuer ziehen. Für sie ist die Mehrwertsteuer daher lediglich ein Bestandteil des Endpreises. Bist du umsatzsteuerpflichtig, solltest du also wissen, wie hoch dein Netto-Stundensatz sein kann, wenn deine Kunden zusätzlich 19% Mehrwertsteuer bezahlen müssen.

So kannst du in 3 Schritten deinen Stundensatz berechnen:

1. Verfügbare Arbeitsstunden ermitteln

Um den Preis pro Stunde berechnen zu können, musst du wissen, wie viel Geld du in der Gesamtheit deiner verfügbaren Arbeitsstunden verdienen musst, um deine Kosten zu decken und Gewinn zu erwirtschaften.

In Schritt 1 der Preiskalkulation musst du also feststellen, wie viele Stunden du pro Jahr auf die Arbeit verwenden wirst. Hast du Mitarbeiter, so spielt auch deren verfügbare Arbeitszeit eine Rolle.

Ausgangspunkt sind 365 Kalendertage pro Jahr. Davon ziehst du folgende Zeiträume ab:

  • 104 Tage (Wochenenden)
  • 11 Tage (Feiertage)
  • 20-30 Tage (Urlaub)
  • 4-5 Tage (Krankheit o.ä.)

Diese Berechnung führt dich zur Anzahl möglicher Arbeitstage. Multipliziere diese Anzahl (im Beispiel 215 Tage) mit der täglichen Arbeitszeit, zum Beispiel 8 Stunden. Von den so ermittelten jährlichen Arbeitsstunden ziehst du dann noch die Arbeitszeit für interne Arbeiten wie Akquise, Angebotserstellung oder Buchhaltung ab.

Das Ergebnis zeigt dir, wie viele produktive Arbeitsstunden pro Jahr dir planmäßig zur Verfügung stehen.

2. Jahreskosten berechnen

Du warst bereits im Vorjahr selbstständig? Dann kannst du zur Berechnung vorhandene Daten verwenden, zum Beispiel aus deinem Jahresabschluss.

Machst du dich jetzt erst selbstständig, solltest du geplante Ausgaben sorgfältig abschätzen, um eine realistische Berechnungsgrundlage zu haben.

Berücksichtige dabei die Kostenarten, die ich dir weiter oben im Artikel bereits aufgelistet habe.

3. Mit dieser Formel kannst du deinen Stundensatz berechnen

Zwei Zahlen sind nun gegeben: verfügbare Arbeitsstunden und geplanten Kosten pro Jahr.

Anhand dieser Daten kannst du nun mit einer ganz einfachen Formel deinen Stundensatz berechnen:

Stundensatz = Kosten / verfügbare Arbeitsstunden

Es kann sinnvoll sein, den Stundensatz zunächst nur auf Basis der Kosten zu berechnen und Feinheiten wie mögliche Rabatte oder Skonti zu vernachlässigen. Auf diese Weise weißt du, wie viel du pro Stunde verlangen musst, um deine Kosten zu decken und deine Gewinnerwartung zu erfüllen.

Führe die Berechnung dann erneut unter Berücksichtigung der Puffer für Rabatte durch. So weißt du genau, wie weit du deinen Preis pro Stunde senken kannst.

Vorteile einer sorgfältigen Preiskalkulation

Der größte Vorteil einer betriebswirtschaftlichen Berechnung liegt auf der Hand:

Du kannst wirtschaftlich arbeiten, also Kosten decken und Gewinne erwirtschaften.

Doch die Kalkulation der Preise hat noch weitere Vorteile:

  • Eine klare Berechnung hilft die dabei, alle Eventualitäten einzubeziehen – zum Beispiel Inflation oder Mehrkosten durch Investitionen.
  • Sie bietet dir Freiraum, um trotz Vergabe von Preisnachlässen oder Skonto noch ausreichend Geld zu verdienen.
  • Du kannst deinen Kunden einen fairen Preis gewährleisten, ohne dich unter deinem Wert zu verkaufen.
  • Wusstest du, dass regelmäßige Preissteigerungen abschreckender auf Kunden wirken als ein von Vornherein angemessener Preis? Durch die Stundensatzkalkulation kannst du permanente Preisanpassungen vermeiden.
  • Eine saubere Kalkulation rundet deinen Businessplan ab und dient als Grundlage für die Kreditvergabe bei Banken.
  • Für die Angebotserstellung musst du nur noch die geplante Arbeitszeit mit deinem Stundensatz multiplizieren und gegebenenfalls Anpassungen (Rabatte) vornehmen.

So kannst du noch mehr aus deinem Stundensatz herausholen

Papier ist geduldig. Was heute gilt, kann morgen schon überholt sein. Anstatt dich von den Zahlen austricksen zu lassen, kannst du den Spieß auch umdrehen. Dieser Tipp hilft dir dabei, das Maximum aus deiner verfügbaren Arbeitszeit herauszuholen:

Digitalisierung und Automatisierung halten dir im Backoffice den Rücken frei. Als Office Managerin und Expertin für IT kenne ich die besten Tools, um Prozesse in der vorbereitenden Buchhaltung und dem Backoffice optimieren und automatisieren zu können. 

Auch du möchtest das Maximum aus deiner verfügbaren Arbeitszeit herausholen und einen Stundensatz berechnen, der dir und deinen Kunden gefällt? Gerne stehe ich dir dabei beratend oder unterstützend zur Seite.

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Zur Terminbuchung.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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