Seit einigen Jahren begegnet einem der Begriff Virtuelle Assistenz immer häufiger. Gemeint ist damit eine Person, die einen bei Unternehmensaufgaben unterstützt. Auch im Büro kann einen eine Virtuelle Assistentin unterstützen. Warum aber nennen sich dann manche Office Manager bewusst Office Manager, nicht Virtuelle Assistenz?
Das liegt daran, dass es zwischen den beiden Berufsbildern einige Unterschiede gibt. Für dich als Unternehmer sollten diese Unterschiede den Ausschlag darüber geben, welche Dienstleistungen du in Anspruch nehmen möchtest: die einer Virtuellen Assistentin (VA) oder die einer Office Managerin? Aber beginnen wir doch am Anfang und klären erst einmal die Begriffe.
Was ist eine Virtuelle Assistentin?
Vorweg: Es gibt natürlich auch Virtuelle Assistenten. Der Job ist nicht geschlechtsgebunden. In der Praxis begegnen einem aber deutlich mehr VA-Frauen als -Männer. Das mag damit zu tun haben, dass Bürotätigkeiten – ob virtuell oder nicht – immer noch häufiger von Frauen als von Männern erledigt werden. Der Einfachheit halber halte ich mich in diesem Artikel also an die weibliche Form.
Eine Virtuelle Assistentin zeichnet sich dadurch aus, dass sie in der Regel auf selbstständiger Basis für verschiedene Auftraggeber arbeitet. Sie erbringt also Dienstleistungen und erstellt dafür eine ordnungsgemäße Rechnung.
Diese Dienstleistungen kann man als VA anbieten
Das Tätigkeitsfeld einer Virtuellen Assistentin ist nicht in Stein gemeißelt. Dennoch gibt es einige Bereiche, die besonders oft vorkommen. Viele Virtuelle Assistentinnen erstellen Texte für ihre Kunden, andere übernehmen Aufgaben im Bereich Social Media wie Erstellen von Postings für die sozialen Medien, Videoschnitt und das Editieren von Fotos oder Webdesign. Ein großer Teil der Virtuellen Assistentinnen erledigt aber Backoffice-Aufgaben für Unternehmen.
Was ist eine Office Managerin?
Auch eine Office Managerin kann sich um das Erledigen von Aufgaben im Backoffice kümmern. Dabei kann sie Rechnungen für ihre Auftraggeber erstellen, die allgemeine Geschäftskorrespondenz übernehmen und für die Ablage zuständig sein. Doch ihre Aufgaben reichen über das reine Abarbeiten vorgegebener Aufgaben hinaus.
Ebenso wie die Virtuelle Assistentin kann die Office Managerin auf Rechnung arbeiten. Und obwohl die beiden Berufsbilder auf den ersten Blick einiges gemeinsam haben, gibt es Unterschiede.
Anstatt die einzelnen Aufgaben einer Office Managerin jetzt aufzuzählen, stelle ich dir in den folgenden Abschnitten die Unterschiede zwischen Office Managerin und VA vor.
So unterscheiden sich Virtuelle Assistentin und Office Managerin
Ich heiße Sabine und biete meine Dienstleistungen als Office Managerin an. Dabei übernehme ich alltäglich Aufgaben im Backoffice für meine Kunden. Außerdem können meine Kunden ihre vorbereitende Buchhaltung an mich auslagern. Sowohl in meinem Internetauftritt als auch im direkten Kontakt mit Kunden oder Interessenten verwende ich dabei den Begriff Office Managerin. Warum das so ist? Das möchte ich dir anhand der folgenden Unterschiede erklären:
Die VA unterstützt, die Office Managerin lenkt
Das Wort Assistenz stammt vom lateinischen Verb „assistere“ ab. Im Deutschen bedeutet es so viel wie „jemanden unterstützen“ oder „jemandem beistehen“. Das Wort „Manager“ bedeutet dagegen, dass jemand etwas leitet oder führt. Wenn du dir also die Wortherkunft der beiden Begriffe ansiehst, wird dir vielleicht schon klar, worin der größte Unterschied zwischen VA und Office Managerin liegt:
Die Virtuelle Assistentin arbeitet als Unterstützung. Sie nimmt Unternehmern anfallende Aufgaben ab, damit diese mehr Zeit für ihr Kerngeschäft haben. Das macht man auch als Office Managerin. Anstatt sich aber wie die VA an vorgegebene Aufgaben zu halten, übernimmt die Office Managerin auch andere Funktionen.
Sie steuert das Büro. Während ihrer Arbeit hat sie stets Optimierungsgedanken. So entlastet sie ihren Auftraggeber nicht nur punktuell, sondern auch langfristig. Schafft sie es nämlich, auf Optimierungsbedarf aufmerksam zu machen und Verbesserungen umzusetzen, sorgt das auf lange Sicht für Entlastung.
Mir als Office Managerin liegt es natürlich fern, die „Herrschaft“ über das Büro an mich zu reißen. Dennoch fühle ich mich verantwortlich dafür, das Beste für meine Auftraggeber herauszuholen. Zu meiner lenkenden Funktion kommt daher noch eine beratende Funktion dazu. Eine gute Office Managerin ist also oft auch im Bereich Consulting unterwegs – etwas, was eine VA normalerweise nicht tut.
Anzahl der Fachgebiete
Viele VAs sind sehr gut qualifiziert und verfügen über höchste Expertise in ihrem Fachgebiet. Deshalb spezialisieren sie sich in der Regel auf dieses und erledigen Aufgaben in hoher Qualität und mit höchster Effizienz. Doch viele Auftraggeber wünschen sich eine umfassendere Entlastung. Sie sehnen sich nach jemandem, der in seinen Fachgebieten die Lenkung übernimmt, Optimierungen vorantreibt und sich vielleicht auch noch auf andere Weise gewinnbringend einsetzen kann.
Office Managerinnen haben deshalb meist noch ein weiteres Fachgebiet. Ich selbst habe meinem Bachelor in der Betriebswirtschaft zum Beispiel noch einen Master in der Informationstechnologie nachgelegt. So wurde die IT zu meinem zweiten großen Fachgebiet. Was das für meine Auftraggeber bedeutet?
Sie arbeiten nicht nur mit jemandem zusammen, an den sie das Backoffice auslagern können, sondern auch mit jemandem, der über geballtes Fachwissen in BWL und IT verfügt. So kann ich Optimierungen nicht nur anregen, sondern auch gekonnt umsetzen: zum Beispiel die digitale Ablage einführen, die Lexoffice Buchhaltung vorbereiten, praktische Tools im Unternehmen etablieren oder Daten aufbereiten und analysieren. Das macht mich zu einem echten Allrounder im Büro. Wenn es dafür doch ein Wort gäbe! Ach, gibt es ja: Office Managerin.
Die Unterschiede zwischen Virtueller Assistentin und Office Managerin auf einen Blick
| Virtuelle Assistentin: | Office Managerin: |
| – meist nur ein Fachgebiet | – Oft mehr als nur ein Fachgebiet, zum Beispiel Betriebswirtschaft und IT |
| – Unterstützung bei der operativen Arbeit | – Unterstützung bei der operativen Arbeit UND Optimierungsgedanken |
| – erledigt vorgegebene Aufgaben | – bietet Consulting-Dienstleistungen an, um ihren Auftraggeber nach vorne zu bringen |
| – entlastet Auftraggeber punktuell (unterstützt im Backoffice) | – Entlastet Auftraggeber nachhaltig durch Optimierungen (lenkt das Backoffice) |
So kann das Angebot einer Office Managerin aussehen
Ebenso wie die Virtuelle Assistentin kann auch die Office Managerin verschiedenste Dienstleistungen anbieten. Damit du siehst, wie genau du von der Unterstützung einer Office Managerin profitieren kannst, zeige ich dir gerne, wie meine Dienstleistungen aussehen:
- Du kannst dein Backoffice auslagern: Dabei übernehme ich die alltägliche Büroarbeit für dich. So sparst du dir Zeit und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
- Als Consultant kann ich dich in der Digitalisierung, im Projektmanagement sowie auch im Prozessmanagement beraten. Auf diese Weise können wir effizientere Lösungen entwickeln, die dich wirklich voranbringen.
- Mein Faible für Zahlen macht mich zur perfekten Wahl für deine vorbereitende Buchhaltung. Unsicher, ob sich das für dich lohnt? Hier erfährst du, wieso du die Buchhaltung outsourcen solltest. Durch die professionelle vorbereitende Buchhaltung kann ich deine Unterlagen so aufbereiten, dass deine Bücher sauber und lückenlos sind – besonders gerne arbeite ich dabei digital. Wieso du deine ohnehin Belege digitalisieren solltest, erfährst du in diesem Artikel.
- Als Ass für Digitalisierung bin ich auch Fan von Online Marketing: Gerne erstelle ich dir deine eigene Website und berate dich zum Thema Webdesign, kümmere mich um deinen Blog oder bespiele deine Social Media Accounts mit hochwertigem Content.
Eine umfassende Übersicht über mein Angebot findest du unter auf dieser Seite.
Was passt besser zu dir – Virtuelle Assistentin oder Office Managerin?
Für dich steht fest: Du möchtest dir Unterstützung holen, weil dich das Tagesgeschäft einfach überrollt. Aber du bist dir unsicher, worauf du setzen sollst: auf eine VA oder doch auf eine Office Managerin? Diese Entscheidung kann ich dir nicht abnehmen, aber so viel sei gesagt:
Eine Office Managerin kann dir alle Backoffice Aufgaben abnehmen, die auch eine VA erledigen kann. Andersherum ist das nicht möglich: Eine VA wird niemals all die Aufgaben erledigen können, die eine gute Office Managerin für dich übernehmen kann. Wenn du denkst, dein Bedarf an Bürodienstleistungen wird in der Zukunft zunehmen, solltest du lieber direkt mit einer Office Managerin wie mir zusammenarbeiten.
Klingt gut? Dann vereinbare am besten direkt einen Termin mit mir. Gemeinsam werden wir deinen Bedarf ermitteln, so dass ich dir ein Angebot unterbreiten kann. Schreibe mir gerne über das Kontaktformular und ich melde mich bei dir. Ich freue mich auf deine Anfrage!
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
