So findest du das für dich passende Office Management!

Leute am Laptop

Du hast dich entschieden, einige Aufgaben aus deinem Business an ein Office Management auszulagern und bist nun unschlüssig, welcher der richtige Dienstleister für dich ist? Kein Problem! Mit diesem Blogartikel möchte ich dir helfen, den für dich passenden Business Buddy zu finden!

Das für dich passende Office Management als Schaltzentrale für deine Büroarbeit

Es gab sie schon immer – die heimlichen Helden des Büros. Früher kannte man sie eher unter dem Begriff Büroservice oder Sekretariatsservice. Doch eine reine Sekretärin ist heutzutage oft nicht mehr ausreichend. Viele Unternehmen arbeiten vermehrt digital und es wird oft nicht mehr von nur einem Ort gearbeitet. Hierfür bedarf es einiges an technischem Hilfsmittel und Vorbereitungen. Ebenso sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Ist die passende Hardware vorhanden? Mit welcher Software lassen sich die vorhandenen Prozesse tatsächlich abbilden, ohne Mehraufwand zu generieren? Welche Strukturen werden benötigt, um die Arbeitsabläufe digital abzubilden?

Aufgrund dieser und noch vieler weiteren Fragen kann es von Vorteil sein, sich jemanden als Unterstützung zu suchen, der mehrere Bereiche abdeckt. Auf der einen Seite die typischen administrativen Aufgaben, die im Büro anfallen. Auf der anderen Seite auch die technische und beratende Seite. Diese Kombination findest du beispielsweise in einem Office Management mit Beratung im Bereich Digitalisierung. Hier werden administrative Tätigkeiten wie das Backoffice gemeinsam mit digitalen Prozessen gesteuert. Du hast einen Ansprechpartner, der alle Bereiche entweder selbst abdeckt oder mit weiteren Dienstleistern koordiniert. Quasi eine Art Schaltzentrale als dein digitales Vorzimmer.

Doch wie findest du das für dich passende Office Management, das gemeinsam mit dir dein Business auf das nächste Level bringt?

Den richtigen Dienstleister für deine auszulagernden Aufgaben finden

Nun geht es darum, den richtigen Dienstleister zu finden. Dein langfristiges Ziel sollte es sein, durch seine Unterstützung dein Business zum Wachsen zu bringen und auch deine Prozesse weiterzuentwickeln.

Definiere die Aufgaben, die du jetzt auslagern möchtest

Mache dir zunächst Gedanken, welche Aufgaben du zum jetzigen Zeitpunkt auslagern möchtest. Entweder fehlt dir die Zeit, diese Aufgaben zu erledigen oder sie liegen dir einfach nicht. Auch das ist vollkommen ok!

Schreibe die Aufgaben zusammen und versuche sie thematisch zu gliedern. Beispielsweise nach den Bereichen Backoffice, Digitalisierung, Marketing und so weiter.

Wenn du immer noch der Meinung bist, du musst alles allein machen, solltest du dir meinen Blogartikel zum Thema Office Management Aufgaben sinnvoll auslagern! durchlesen.

Überlege dir, in welchen Bereichen du dich langfristig verbessern willst

Im nächsten Schritt überlegst du dir, welche Aufgaben langfristig ausgelagert werden sollen. Versuche an dieser Stelle groß zu denken! Auch wenn du im Moment noch die Zeit für diese Aufgaben hast – später, wenn du mehr Kundenaufträge erhältst, wirst du diese Zeit nicht mehr haben.

In welchen Bereichen möchtest du dich langfristig verbessern? Welche Tätigkeiten schaffst du im Moment noch, kosten dich jedoch sehr viel Zeit? In welchen Tätigkeiten siehst du das Potenzial, dadurch mehr Kundenaufträge zu bekommen? In welchen Bereichen kannst du dir ein Alleinstellungsmerkmal (englisch unique selling point , kurz USP) gegenüber deiner Konkurrenz aufbauen?

Definiere das Budget, das du für dein Office Management ausgeben möchtest

Nun kommt der für die meisten unangenehme Teil: das Budget. Du solltest für dich festlegen, welchen Betrag du in eine externe Dienstleistung investieren kannst. In vielen Bereichen macht es absolut Sinn, Geld in einen Experten zu investieren. Du kannst ein besseres Ergebnis erzielen und hast dadurch indirekt einen höheren Ertrag.

Exkurs: Darum lohnt sich ein Experte

Schauen wir uns als Beispiel deine Buchhaltung an: Natürlich kannst du deine Buchhaltung selbst erledigen. Wenn du jedoch noch keine Vorkenntnisse hast, wird es dich viel Zeit kosten, dich in die Gesetze einzulesen und die Belege zu erfassen. Zusätzlich wirst du Fehler machen und dadurch eventuell einen rechnerisch höheren Gewinn haben, als du eigentlich erzielt hast. Dies geschieht vor allem dann, wenn du Ausgaben, die tatsächlich angefallen sind, nicht als Betriebsausgaben ansetzt. Du zahlst also mehr Steuern, als du eigentlich müsstest und hast zusätzlich noch eine Menge Zeit investiert.Wäre es nicht sinnvoller gewesen, einen externen Dienstleister zu beauftragen? Auch wenn dieser dich im ersten Schritt Geld kostet, wirst du dir im zweiten Schritt Geld sparen. Gleichzeitig hast du mehr Zeit, um dich auf deine Kundenaufträge zu konzentrieren oder auch einfach mal Freizeit zu genießen. Schau hierfür gerne in meinen Blogartikel Warum gerade du deine Buchhaltung outsourcen solltest! vorbei.

Office Management Sabine am Telefon

Die aktive Suche nach dem für dich passendem Office Management

Wenn du die Aufgaben und Bereiche definiert hast, die du gerne auslagern möchtest, kannst du mit der aktiven Suche beginnen. Oft bieten Dienstleister eine Kombination aus generellen Backoffice Tätigkeiten mit einem weiteren (Fach-)Bereich an. So ein Fachbereich können beispielsweise Social Media Marketing oder technische Themen wie Webdesign oder Beratung im Bereich Digitalisierung sein.

Um einen passenden Partner zu finden, kannst du entweder bei Google auf die Suche gehen oder dich bei Facebook oder Instagram umschauen. Eine weitere Möglichkeit ist es, befreundete Unternehmer oder Kunden zu befragen. Eventuell hat hier jemand schon eine bestehende Zusammenarbeit und kann dir den Dienstleister aus erster Hand empfehlen?

Lieber einen Experten oder doch die Eierlegende-Wollmilchsau?

Eine grundlegende Sache gibt es bei der Suche nach dem für dich passendem Office Management noch, die du beachten solltest. Es gibt Dienstleister, die nur wenige Bereiche anbieten (meistens ein oder zwei Bereiche beziehungsweise sogar nur einzelne Tätigkeiten aus diesen Bereichen) und dafür absolute Experten auf diesem Gebiet sind. Auf der anderen Seite gibt es Dienstleister, die den sogenannten „Bauchladen“ anbieten, das heißt viele Angebote aus verschiedenen Bereichen. Keine der beiden Varianten ist schlecht. Du solltest die Entscheidung eher nach deinen Bedürfnissen als Auftraggeber abhängig machen.

Der Experter für Aufgaben mit Verbesserungspotenzial

Suchst du nach einem Profi, um dich in einem expliziten Bereich zu verbessern oder möchtest du eine Tätigkeit auslagern, für die Fachwissen notwendig ist? Dann solltest du eher zu einem Experten greifen. Hier kann der Stundensatz etwas höher ausfallen als bei der Eierlegenden-Wollmilchsau, jedoch bekommst du dafür auch geballtes Fachwissen.

Der Allrounder für eher allgemeine Aufgaben

Geht es dir eher darum, eine allgemeine Entlastung zu erhalten oder sind es relativ einfache Aufgaben, die du auslagern möchtest? Dann kann auch ein Allrounder sehr hilfreich sein. Hier kannst du dich vor allem selbst noch etwas ausprobieren. An welcher Stelle bringt dir Unterstützung etwas und welche Aufgaben übernimmst du doch lieber selbst.

Fazit zum Thema für dich passendes Office Management

Nimm dir bei der Suche nach dem für dich passendem Office Management ruhig etwas Zeit. Die Auswahl sollte gut überlegt sein. Schließlich werdet ihr im besten Fall eine langfristige Zusammenarbeit anstreben. Es ist auch immer sinnvoll, auf sein Bauchgefühl zu hören!

Zusätzlich zum Fachlichen sollte das Menschliche auf alle Fälle auch passen. So arbeitet es sich viel leichter und auch wenn mal Konflikte entstehen, lassen sich diese mit gegenseitiger Sympathie leichter lösen.

Hast du Fragen zu diesem Thema? Oder benötigst du Unterstützung bei der Wahl des für dich passendem Office Management? Schreib mir gerne eine Nachricht über das Kontaktformular oder rufe mich direkt an.

Ich freue mich, von dir zu hören und wünsche dir alles Gute für dich und dein Business!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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