Das Telefon klingelt. Ein Lieferant benötigt Informationen zu einer deiner Bestellungen. Du machst dich auf die Suche, leider erfolglos. Den Lieferanten vertröstest du auf morgen. Dein Steuerberater schickt eine E-Mail. Er benötigt noch Belege für den Vormonat, um Umsätze auf zuordnen zu können. Wo waren die nochmal? In der Schublade, in einem Ordner oder vielleicht im Auto? Kennst du solche Situationen? Dann solltest du dringend etwas verändern und dein Backoffice digitalisieren! In diesem Artikel verrate ich dir, wie dir eine gute Vorlage für eine Ordnerstruktur dabei helfen kann, dein Unternehmen auf das nächste Level zu heben.
Mit meiner Vorlage für eine Ordnerstruktur gegen das Backoffice-Chaos
Wir befinden uns in einer spannenden Zeit – mitten in der Digitalisierung. In vielen Lebensbereichen setzen wir bereits auf digitale Lösungen. Zum Beispiel im Alltag mit dem Smartphone, das wir als Kamera, Terminplaner, Kommunikationsmittel, Fitness-Tracker, Einkaufswagen, Wecker und vieles mehr nutzen.
In anderen Bereichen ist das Maß an Digitalisierung noch ziemlich durchwachsen. Zum Beispiel im Büro. Du versendest Rechnungen per Mail, heftest sie aber in Papierform ab? Genau das ist ein Paradebeispiel für durchwachsene Digitalisierung im Backoffice…
Das Vermengen von digitalen und analogen Lösungen mag in gewisser Weise ein Fortschritt sein. Dennoch hemmt es deinen Unternehmenserfolg, denn es ermöglicht dir keine zentrale Verwaltung.
Daraus ergeben sich einige Nachteile:
- Schnittstellenproblematik: Du musst nicht nur einzelne Unternehmensbereiche miteinander verknüpfen, sondern auch verschiedene Medien.
- Zeitverlust: Ohne zentrale Schaltzentrale musst du Unterlagen mehrfach in die Hand nehmen, sie von A nach B bewegen.
- Schlechte Wiederauffindbarkeit: Es ist schwer, Dokumente und Informationen gekonnt zu bündeln, wenn diese über verschiedene analoge und digitale Kanäle laufen.
- Fehlerrisiko: Zu viele Köche verderben den Brei, zu viele analoge und digitale Medien auch.
- Fehlende Effizienz: Durch den Mehraufwand bleibt dir weniger Zeit für gewinnbringende Aufgaben.
- Frust: Ständiges Verlegen, Suchen und Ablegen ist nicht nur langweilig, sondern auch absolut demotivierend.
Es gilt also eine klare Linie für die Unternehmensverwaltung zu finden. Zurück zum Analogen? Nein – im Gegenteil: Es ist an der Zeit, sich für die Digitalisierung zu öffnen.
So kannst du dein Backoffice digitalisieren
Die eben genannten Nachteile hemmen dein unternehmerisches Wachstum. Sie machen Verwaltungsaufgaben zu Zeitfressern und belasten dich mental. Als Expertin für Office Management und Digitalisierung habe ich natürlich gut reden. Immerhin weiß ich ganz genau, wie man Unternehmensabläufe optimieren kann.
Natürlich kann ich hier nicht all mein Wissen mit dir teilen. Ich kann dir aber einen wertvollen Tipp mit auf den Weg geben, der dir die Prozessoptimierung erleichtern wird:
Verwende eine sinnvolle Vorlage für eine Ordnerstruktur, um die Basis für dein paperless office zu legen.
Wie dir meine Vorlage für eine Ordnerstruktur helfen kann
Wenn du dich jetzt fragst, „was ist eine Ordnerstruktur überhaupt“, habe ich eine klare Antwort für dich. Sie ist das Steckenpferd auf dem Weg in die Digitalisierung.
Im Grunde ist eine Ordnerstruktur für deinen Rechner nichts anders als ein digitaler Aktenschrank. Der große Unterschied liegt darin, dass dein digitaler Aktenschrank mehr Fassungsvermögen hat und dir viel mehr Spielraum für individuelle Gestaltung bietet.
Regalfächer, Rückenetiketten und Registerkarten werden zu Ordnerstruktur, Dateiordnern und Unterordnern. Minutenlanges Blättern wird zu sekundenschneller Suche durch das Nutzen der Lupenfunktion. Und aus zeitraubenden Backoffice-Aufgaben wie der Ablage werden kleine To-Dos, die du gut in deinen Alltag integrieren kannst.
Du befürchtest, dass deine Mitarbeiter da nicht mitziehen werden? Umstrukturierungen können einem erstmal Angst machen. Damit sie ohne Angst, dafür aber mit viel Motivation an Neuerungen herangehen, solltest du deine Mitarbeiter schulen. Folge dem hinterlegten Link, um mehr zum Thema Mitarbeiterschulung zu erfahren.
„Wie lege ich eine sinnvolle Ordnerstruktur an?“ – Gar nicht!
Du kannst dir jederzeit eine eigenen Ordnerstruktur erstellen, indem du deine analoge Ordnerstruktur als Blaupause verwendest. Grundsätzlich kannst du diese 1:1 verwenden. Das muss aber nicht sein. Vor allem nicht, wenn du mit dem aktuellen System eigentlich unzufrieden bist. Außerdem gibt es Punkte, die man beim Erstellen einer Ordnerstruktur beachten sollte. So erleichtert dir ein sinnvolles System bei der Vergabe von Dateinamen die Ablage und Wiederauffindbarkeit.
Aber keine Sorge. Auch wenn du nicht tief im Thema digitales Office Management drinnen bist, musst du nicht auf die Ordnerstruktur verzichten. Du kannst bewährte Vorlagen verwenden und diese auf deine Bedürfnisse anpassen. Dabei funktioniert die Vorlage wie eine Schablone. Du lädst sie auf deinen PC, übernimmst sie in deine Einstellungen und nimmst gegebenenfalls Anpassungen vor.
Das möchtest du gleich testen? Klicke auf den Button, um meine Vorlage für eine Ordnerstruktur kostenlos herunterzuladen.
4-Ordner-System oder 7-Ordnersystem?
Wenn du schon einmal nach einer sinnvollen Vorlage für eine Ordnerstruktur gesucht hast, bist du vielleicht schon auf die sogenannte 7-Ordner-Struktur gestoßen. Diese gliedert deine elektronische Ablage in bis zu 7 Hauptorder und gilt als Nonplusultra unter den Ordnerstrukturen.
Ich möchte dir jetzt gerne erklären, warum ich NICHT auf die 7-Ordner-Struktur setze, sondern die 4-Ordner-Struktur bevorzuge:
- Sie bietet genügend Gliederungsspielraum, ist aber deutlich übersichtlicher.
- Dadurch passt sie sich den Anforderungen von Kleinunternehmern, Freelancern oder mittelständischen Unternehmen besser an.
- Sie ist pflegeleicht.
- Durch das Anlegen von Unterordnern kannst du sie perfekt auf deine Bedürfnisse anpassen.
Ganz ehrlich: Du brauchst keine aufgeblähte Vorlage für eine Ordnerstruktur, nur um dann die Hälfte der Ordner zu löschen oder Dokumente falsch abzulegen. Was du brauchst, ist ein überschaubares Grundgerüst, das dir eine zeitsparende digitale Ablage ermöglicht. Genau das biete ich dir mit meiner Ordnerstruktur-Vorlage für Unternehmen.
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So muss die Vorlage für eine Ordnerstruktur aussehen, damit sie dich wirklich weiterbringt
Egal, ob du selbst eine Struktur erstellst, meine Vorlage für eine Ordnerstruktur herunterlädst oder dich für eine andere entscheidest: Achte darauf, dass sie folgende Voraussetzungen erfüllt:
1. Selbsterklärende Ordnerstruktur: Logik und Nachvollziehbarkeit ermöglichen eine intuitive Navigation und eine vereinfachte Ablage.
2. Klarheit: Die Bezeichnungen für Ordner und Unterordner sollten möglichst eindeutig sein, damit der Inhalt auf den ersten Blick erkennbar ist.
3. Konsistenz: Die Ordnerstruktur sollte im gesamten Unternehmen einheitlich sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
So kann eine gute Vorlage für eine Ordnerstruktur dein Backoffice revolutionieren
Du bist immer noch unsicher, ob sich der Aufwand lohnt?
Stell dir Ordnung in deiner Ablage wie Ordnung in deinem Zuhause vor: Hat alles seinen festen Platz, sorgt das für Ruhe und Klarheit. Chaos kann sich auf Menschen übertragen – auch auf dem Schreibtisch.
Diese Vorteile kannst du dir durch die sinnvolle Vorlage für eine Ordnerstruktur im Unternehmen sichern:
Zeitersparnis
Du kannst Dokumente und Belege in Nullkommanichts ablegen, wiederfinden, versenden oder mit anderen teilen. Diese Zeitersparnis verbessert den Workflow im Unternehmen und steigert die Effizienz. Dadurch hast du endlich wieder Zeit, um dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren.
Leichtere Zusammenarbeit
Meine Vorlage für eine Ordnerstruktur ermöglicht es dir, Freigabeberechtigungen für einzelne Ordner oder Unterordner zu vergeben. So kann jede zugriffsberechtigte Person auf relevante Ordner zugreifen – vom Büro aus, aus dem Homeoffice oder am Indischen Ozean.
Außerdem sorgt die Ordnerstruktur im gesamten Team für mehr Effizienz, denn jedes Team-Mitglied weiß genau, wo es welche Dokumente ablegen muss oder finden kann.
Professionalität
Ein gut organisiertes Ablagesystem kann sich positiv auf deine Außenwahrnehmung auswirken. Auch deine Geschäftspartner werden feststellen, wie gut dein Unternehmen strukturiert ist, wenn Reaktionszeiten kürzer werden, Abläufe klar definiert sind und jeder Bitte schnell nachgekommen werden kann.
Immer noch nicht überzeugt? Teste es mit meiner Vorlage für eine Ordnerstruktur!
„Ach, so schlimm ist es eigentlich gar nicht…“ Wie oft habe ich diesen Satz in Beratungsgesprächen gehört? Und ich verstehe diesen Ansatz sogar: Die Einführung einer digitalen Ordnerstruktur ist mehr als das bloße Anlegen von Dateiordnern. Sie steht symbolisch für den Sprung ins kalte Wasser. Den ersten richtig großen Schritt in Richtung papierfreies Büro.
So eine Neuerung kann einem Angst machen. Man hinterfragt ihre Notwendigkeit. Ist sie nötig? Nicht unbedingt. Möchtest du dein Business fit für die Zukunft machen, solltest du diese Neuerung aber trotzdem angehen.
Und das kannst du ohne jedes Risiko, wenn du dir meine Vorlage für eine kostenlose Ordnerstruktur sicherst. Oder soll ich schreiben: Investiere jetzt 0€ in die digitale Zukunft deines Unternehmens? Klicke dazu einfach auf den Button.
Deine sinnvolle Ordnerstruktur für 0€
Digitale Grüße,
deine Sabine 🙋🏼♀️
