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Mitarbeiter schulen im Backoffice: Warum es sich lohnt

Mitarbeiter schulen

Als Unternehmer wünschst du dir maximale Effizienz im Büro? Dann ist es wichtig, mit der Zeit zu gehen. Der technologische Fortschritt bietet verschiedenste Möglichkeiten, um Zeit und Kosten zu sparen. Diese Vorteile kannst du aber nur voll auskosten, wenn deine Mitarbeiter das notwendige Knowhow haben. In diesem Artikel erkläre ich dir, warum du deine Mitarbeiter schulen solltest und wie du dein Business dadurch nach vorne bringen kannst.

Mitarbeiter schulen – immer sinnvoll

Es gibt viele Gründe, die für Mitarbeiterschulungen im Backoffice sprechen. Diese Gründe kann man in der Regel auf alle Unternehmensbereiche übertragen, denn:

Gut geschulte Mitarbeiter können ihre Aufgaben routiniert, sorgfältig und schnell erledigen.

Viele Unternehmer konzentrieren sich beim Thema Mitarbeiterschulung vor allem auf die Team-Mitglieder im Kerngeschäft. So finden in Handelsunternehmen beispielsweise Vertriebsschulungen oder Schulungen in Verkaufspsychologie statt.

Nehmen wir an, die Verkaufszahlen steigen und die Geschäftsvorfälle häufen sich. Dann kann es passieren, dass die Mitarbeiter im Backoffice nicht mehr hinterherkommen. Ihr Arbeitsaufwand steigt nahezu proportional zum Unternehmenserfolg. Lösen lässt sich dieses Dilemma nur durch das Einstellen neuer Backoffice-Mitarbeiter – oder?

Natürlich ist das eine Möglichkeit, einem überlasteten Büro entgegenzuwirken. Doch es geht auch einfacher und vor allem kostengünstiger:

Möchtest du dein Backoffice auf Vordermann bringen, kannst durch Digitalisierung Prozesse optimieren und deine Mitarbeiter schulen.

Mitarbeiter schulen als Teil des Prozessmanagements

Büroaufgaben sind mitunter sehr komplex und zeitaufwendig. Das liegt vor allem an ihrer Vielseitigkeit. Möchtest du die Effizienz steigern, ist eine strategische Prozessoptimierung die Lösung:

  • Gibt es Prozesse, die unlogisch oder gar unwirtschaftlich sind? Wenn ja, an welcher Stelle?
  • Wie gut funktionieren die Schnittstellen zwischen dem Backoffice und anderen Unternehmensbereichen? (mehr über Digitalisierung und Schnittstellen erfahren)
  • Welche Maßnahmen kannst du möglichst einfach, schnell und kostengünstig umsetzen, um mangelnder Effizienz entgegenzuwirken?

Als Expertin für Office Management biete ich auch Unternehmensberatung für Prozessmanagement an. Nach der erfolgreichen Zusammenarbeit mit zahlreichen Kunden, kann ich eines immer wieder betonen.

Im Backoffice liegt der Schlüssel zu mehr Effizienz in Digitalisierung und Automatisierung.

Aus diesem Grund empfehle ich meinen Kunden die Verwendung smarter Software fürs Büro. Mit diesen Tools können sie Unternehmensabläufe straffen und dadurch für mehr Effizienz bei der Büroarbeit sorgen. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Mitarbeiter im Backoffice hinter den Veränderungen stehen…

Warum haben Mitarbeiter Angst vor Veränderung, Digitalisierung und Automatisierung?

Gutes Office Management basiert auf straffen Abläufen, dem Eliminieren von Zeitfressern und der Rationalisierung wiederkehrender Aufgaben.

Mein liebstes Beispiel: die vorbereitende Buchhaltung.

Sie fällt in jedem Unternehmen und kostet monatlich viel Zeit. Komplexe steuerrechtliche Vorgaben, schwierige Buchungen oder aufwendige Abrechnungen führen schnell zu zeitlicher Überforderung. Unvollständigkeit, Fehler und das Liegenbleiben anderer Aufgaben können die Folge sein.

Lösen kann man dieses Problem durch die Verwendung der Buchhaltungssoftware lexoffice. Sie ist in verschiedenen Paketgrößen erhältlich, passt sich allen Anforderungen flexibel an und bietet praktische Funktionen sowie viel Raum für Automatisierung.

Doch die Umstellung auf digitale Buchhaltung bringt neue Abläufe mit sich.

„Warum was verändern, wir haben es doch immer so gemacht – hat auch gepasst!“ So oder so ähnlich lautet die Reaktion vieler Mitarbeiter, wenn Unternehmer solch eine Umstellung vornehmen. Auch in deinem Unternehmen?

Mach dir bewusst, dass diese anfängliche Ablehnung nichts mit Bosheit, mangelndem Engagement oder Desinteresse zu tun hat. Sie basiert auf einer natürlichen Angst vor Veränderungen. So könnten im Kopf deiner Mitarbeiter dieser Gedanke kreisen:

„Kann ich das überhaupt?“

Es ist deine Aufgabe als Chef, Backoffice-Mitarbeitern diese Angst zu nehmen. Auch wenn moderne Tools wie lexoffice für die Buchhaltung sehr intuitiv und übersichtlich gestaltet sind, bringen sie Herausforderungen mit sich. Falsche Einstellungen, fehlerhafte Eingaben oder ungenutzte Schnittstellen machen die geplante Optimierung schnell zu einem Schuss in den Ofen. Um das zu vermeiden, solltest du deine Mitarbeiter schulen.

Möchtest du mehr darüber erfahren, wie du dein Office Management auf das nächste Level hebst? Folge dem Link, um zu erfahren, wie du deine Unternehmensabläufe optimieren kannst.

Mitarbeiter schulen: Diese Vorteile hat es

Ganz egal, ob du neue Tools fürs Backoffice in Betrieb nehmen möchtest oder einfach nur das volle Potenzial aktueller Prozesse freisetzen möchtest: Dein Team muss mitziehen können. Diese Vorteile bietet die (regelmäßige) Schulung von Mitarbeitern:

  • Schulung statt Fachkräftemangel:

Fortbildungen und Schulungen gehören zu den Arbeitgeberleistungen, die dich bei Stellenausschreibungen von deinen Mitbewerbern abheben: Die Bereitschaft, Mitarbeiter zu schulen, kann dir also dabei helfen, qualifizierte und motivierte Arbeitskräfte zu finden.

  • Veränderung braucht Knowhow:

Veränderungen sind immer ein Sprung ins kalte Wasser. Schulungen helfen deinen Mitarbeitern dabei, neue Aufgaben kompetent und effizient erledigen zu können.

  • Schulungen sind Treiber für Automatisierung im Backoffice:

Inzwischen kann man fast jede Backoffice-Aufgabe digitalisieren oder sogar automatisieren. Die Umstellung erfordert jedoch Struktur und einen klaren Fahrplan. Möchtest du deine Automatisierungsmöglichkeiten durch neue Software optimal nutzen, solltest du deine Mitarbeiter schulen.

  • Wissen erzeugt Selbstvertrauen:

Nicht genau zu wissen, was genau man tun muss, kann zu Unsicherheit führen. Fühlen sich Menschen bei der Arbeit unsicher, sind Flüchtigkeitsfehler oder Blackouts keine Seltenheit. Durch modernde Schulungsmethoden kannst du deinen Mitarbeitern den Rücken stärken, indem du ihnen das Wissen an die Hand gibst, das sie für ihre Aufgaben benötigen.

  • Schulungen bringen Experten hervor:

In deinem Backoffice ist irgendwie jeder für alles zuständig, aber niemand Experte für bestimmte Aufgabengebiete? Mein Tipp ist es, einzelne Mitarbeiter so zu schulen, dass sie in ihrem spezifischen Aufgabenbereich zum Experten werden. Das kann sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken und das Engagement der Mitarbeiter fördern: So entwickeln sie einen Blick für weitere Optimierungspotenziale.

  • Geschulte Mitarbeiter halten ihren Vorgesetzten den Rücken frei:

Du möchtest dich zu 100% auf deine Mitarbeiter verlassen können, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst? Das Delegieren fällt viel leichter, wenn man weiß, dass jedes Team-Mitglied seine Aufgaben korrekt erledigt. Schulungen steigern nicht nur die Expertise deiner Mitarbeiter, sondern fördern auch dein Vertrauen in ihre Arbeit.

  • Schulungen sparen Unternehmern Geld:

Straffe Unternehmensabläufe sind effizient und sorgen dadurch zu Einsparungen. Doch das ist nicht alles. Sind deine Mitarbeiter für spezifische Aufgaben oder Tools geschult, können sie Aufgaben erledigen, die du bisher auslagern musstest. Ein Beispiel: Ist einer deiner Mitarbeiter Experte für die digitale Buchhaltung in lexoffice, kann dieser die komplette vorbereitende Buchhaltung erledigen. Am Ende des Monats muss der Steuerberater digital auf die Buchführung zugreifen und nur noch alles abschließen.

Moderne Automatisierung im Backoffice und Mitarbeiterschulungen für deinen Unternehmenserfolg

Software und Schulungen sind ein unschlagbares Team. Sie sind eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Wenn du deine Mitarbeiter schulen möchtest, ist das eine wunderbare Möglichkeit, Digitalisierung im Backoffice voranzutreiben und zukunftsfähig zu bleiben. Straffe Abläufe sorgen für maximale Effizienz und eine geringere Fehlerquote. 

Doch die Umstellung kann heikel sein.

  • Welche Schwachstellen möchtest du durch die Prozessoptimierung eliminieren?
  • Gibt es Software fürs Büro, die genau dabei helfen kann?
  • Welche Buchhaltungssoftware oder welches weitere praktische Tool passt zu deinen Anforderungen?
  • Was gibt es bei der Einrichtung der Software zu beachten?
  • Wie sollen Mitarbeiter routiniert im Umgang mit Digitalisierung und Automatisierung werden?

Damit du dein Ziel erreichst, solltest du strukturiert vorgehen. Als Unternehmensberaterin im Office Management und Expertin für Backoffice und Digitalisierung kenne ich die typischen Stolperfallen. Gerne unterstütze ich dich dabei, diese gekonnt zu umgehen. Ich kann dir die passenden Tools empfehlen, dir aufzeigen, wie du deine Mitarbeiter schulen kannst und – auf Wunsch – sogar die Einrichtung der Tools oder fortlaufende Backoffice-Aufgaben für dich übernehmen. Unsicher, ob sich das lohnt? Kein Problem – unser erstes Beratungsgespräch ist vollkommen unverbindlich und natürlich kostenlos. Gemeinsam können wir dabei deinen Status Quo, Ziele und Möglichkeiten ausloten. Sichere dir gleich deinen Termin in meinem Kalender! Ich freue mich darauf, dich und dein Unternehmen kennenzulernen!

Hier wartet dein Beratungsgespräch.

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️

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