Backoffice: Personal einstellen oder Backoffice auslagern?

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer kommen irgendwann an einen Punkt, an dem sie die anfallenden Backoffice-Aufgaben nicht mehr alleine stemmen können. Administratives Alltagsgeschäft ist zeitaufwendig, fällt aber wirklich immer an. Gleichzeitig raubt es einem die Zeit, die man für sein Kerngeschäft benötigt. Auch dir fehlt wertvolle Zeit? Dann hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst das Backoffice auslagern oder Personal einstellen. Doch was ist eigentlich besser?

Backoffice auslagern oder jemanden einstellen – die Unterschiede

Bevor ich dir Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten erkläre, möchte ich dir zunächst die größten Unterschiede aufzeigen.

Möchtest du Mitarbeiter einstellen, wirst du zum Arbeitgeber. Das bedeutet, du übernimmst die Personalführung und musst dich um die Lohnbuchhaltung kümmern. Die Person, die Backoffice-Aufgaben für dich übernimmt, kannst du in einem Minijob-Verhältnis, für eine Teilzeitstelle oder für eine Vollzeitstelle rekrutieren.

Wenn du Büroaufgaben auslagerst, heißt das, du überträgst sie auf einen externen Dienstleister. Dieses Dienstleistungsunternehmen wird zu deinem Vertragspartner: Es verpflichtet sich zur Erfüllung der vereinbarten Aufgaben, du verpflichtest dich zum Bezahlen der gestellten Rechnungen. Die Aufgaben, die gute Office Manager für dich übernehmen können, sind vielfältig.

Hier geht´s zu meinem Dienstleistungsportfolio.

Gibt es einen richtigen Weg?

Nicht jede Frage kann man pauschal beantworten. Diese gehört dazu. Es gibt keinen universal richtigen Weg! Denn jedes Business, jeder Gewerbetreibende und jeder Freiberufler ist anders. Wichtig ist, dass das jeweilige Modell gut zu dir passt.

Deshalb möchte ich dir beide Optionen kurz vorstellen, um dir dann die Vor- und Nachteile zu nennen. Diese helfen dir bei der Beantwortung der Frage: Soll ich Personal einstellen oder externe Dienstleister beauftragen?

Die Festanstellung – der Klassiker

Als du gemerkt hast, dass du alltägliche Unternehmensaufgaben nicht mehr alleine stemmen kannst, war es vielleicht dein erster Impuls, jemanden dafür einzustellen. Das ist naheliegend, schließlich gilt die Festanstellung in Deutschland als DAS Modell schlechthin.

Möglicherweise ist eine Festanstellung genau das richtige für dich und dein Unternehmen. Trotzdem ist es wichtig, alle Vor- und Nachteile sowie die Alternative zur Festanstellung zu kennen.

Backoffice Mitarbeiter einstellen – die Vorteile

Wenn du festangestellte Mitarbeiter suchst, kannst du das Jobangebot auf diversen Job-Portalen und auch beim Arbeitsamt inserieren. Im besten Fall melden sich dann einige Bewerber, die auf die ausgeschriebene Stelle passen. Diese Vorteile kann die Festanstellung mit sich bringen:

• Dein Personal gehört mit zum Team und wird sich hoffentlich für das Erreichen deiner Unternehmensziele einsetzen.

• Es gibt einen Arbeitsvertrag, der Rechte und Pflichten jeder Partei konkret definiert.

• Möchten Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, kannst du dank der Kündigungsfrist entspannt nach einer Neubesetzung suchen.

• Die Kosten für Personal sind sehr transparent.

Backoffice Mitarbeiter einstellen – die Nachteile

Auch wenn die Festanstellung der Klassiker ist, hat sie nicht nur Vorteile – im Gegenteil: Die Liste an Nachteilen ist überraschend lang. Warum dennoch so viele Gewerbetreibende Personal einstellen, wenn sie Hilfe brauchen? Meiner Erfahrung nach vor allem, weil sie keine Alternativen kennen. Schließlich hat man das ja immer schon so gemacht…

• Eine Festanstellung ist ein ernstzunehmendes unternehmerisches Risiko: Als Arbeitgeber trägst du Verantwortung für dein Personal – auch dann, wenn dein Business gerade nicht gut läuft. 

• Stellt sich erst nach der Probezeit heraus, dass ein neuer Mitarbeiter nicht das hält, was er verspricht, ist das System ganz schön schwerfällig: Durch die Kündigungsfrist kann es eine Weile dauern, bis du dich von ihm trennen und Ersatz einstellen kannst.

• Personalführung ist schwieriger als man annimmt: Du musst dein Personal motivieren, konstruktive Kritik ausüben, vertrauensvoll und transparent sein, ohne deinen „Chef-Status“ zu verlieren und delegieren können.

• Dein Mitarbeiter ist ständig krank? Du trägst zwar die finanzielle Verantwortung für dein Personal, bekommst unter Umständen aber nicht die Hilfe fürs Büro, die du dir erhofft hattest. Solange ein Arzt die Krankheiten attestiert, hast du leider keinen Handlungsspielraum.

• Deine Backoffice Aufgaben steigen plötzlich enorm an? Dann soll der Minijobber doch nun einfach auf Teilzeit aufstocken – oder? So einfach ist es aber nicht, denn du kannst die vertraglich vereinbarten Stunden nicht ohne Einvernehmen abändern. Möglicherweise musst du also eine weitere Kraft einstellen und noch mehr Verantwortung tragen.

• Als Arbeitgeber zahlst du deiner Bürohilfe ein Gehalt, also musst du dich auch um die Lohnbuchhaltung kümmern. Diese kann sehr komplex sein, vor allem, wenn es zu Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit oder Urlaub kommt. Während du an einer Stelle Entlastung erfährst, kommt es an anderer Stelle also zu Mehraufwand oder zu Mehrkosten.

• Stellst du Personal ein, solltest du dich im Arbeitsrecht gut auskennen, um Streitigkeiten und Strafen zu vermeiden.

• Du musst deinen Mitarbeitern einen ergonomischen Arbeitsplatz, also auch Geräte wie Computer & Co zur Verfügung stellen, was wiederum Kosten verursacht.

Kurz und knapp: Das ganze System ist sehr träge. Es lohnt sich vor allem dann, wenn du deinen Bedarf an Unterstützung konkret definieren und durch Mitarbeiter abdecken kannst. Kleingewerbetreibende, Freiberufler und mittelständische Unternehmen arbeiten heute immer öfter mit externen Dienstleistern zusammen.

Backoffice auslagern – der neue Stern am Himmel

Outsourcing steht in der Industrie schon seit Jahrzehnten hoch im Kurs. Dort dient es vor allem dazu, Verantwortung abzugeben und Unternehmen schlank zu halten. Dieses Konzept haben sich inzwischen auch andere Branchen und Unternehmensgrößen abgeschaut – nicht grundlos.

Backoffice auslagern – die Nachteile

Als Office Managerin plädiere ich naturgemäß für das Auslagern von Büroaufgaben. Doch auch dieses Modell muss nicht zu jedem Business passen. Deshalb zähle ich dir nun die Nachteile der Backoffice-Auslagerung auf:

• Dein Vertragspartner arbeitet möglicherweise auch für andere Kunden aus deiner Branche, vielleicht sogar für die Konkurrenz (Tipp: Sichere dich durch Verträge ab, die beispielsweise eine Geheimhaltungsvereinbarung enthalten!)

• Dein Dienstleister kann sich ziemlich kurzfristig von dir trennen.

• Preiserhöhungen sind jederzeit möglich, wobei das Preisgefüge sich im Outsourcing meist schneller bewegt als bei Gehaltsverhandlungen.

• Stundensätze für professionelle Office Manager sind in der Regel höher als der Stundenlohn einer festangestellten Kraft.

Backoffice auslagern – die Vorteile

Es hat viele Vorteile, wenn man typische Backoffice Aufgaben auslagert. Dazu kann das Schreiben von Angeboten, Lieferpapieren und Rechnungen zählen, aber auch viele andere alltägliche Unternehmensaufgaben. Wenn du dir dazu ein Dienstleistungsunternehmen suchst, das nicht stur nach Schema F arbeitet, sondern auch im Office Management fit ist, hat das sogar noch weitere Vorteile.

Durch so eine Zusammenarbeit kannst du deine Unternehmensabläufe nämlich nachhaltig verbessern. Du möchtest mehr darüber erfahren, wie man Office Management Aufgaben auslagern kann? Dann hilft dir dieser Artikel sicherlich weiter. Nun aber zu den Vorteilen.

• Dein Vertragspartner verpflichtet sich zum Erledigen aller übertragenen Aufgaben – fristgerecht und zuverlässig. So hast du endlich wieder den Kopf frei und kannst dich um dein Kerngeschäft kümmern.

• Du trägst dabei keinerlei unternehmerisches Risiko – so kann dein Business wachsen, ohne dass dein Risiko steigt.

• Funktioniert die Zusammenarbeit nicht wie erhofft, kann jede Partei die Zusammenarbeit komplikationslos beenden.

• Die Backoffice-Aufgaben werden plötzlich immer mehr? Sicherlich freut sich deine Office Managerin über eine Auftragserweiterung – so liegt dein Backoffice in kompetenten Händen und du kannst dich stets an einen einzigen Ansprechpartner wenden.

• Dein Vertragspartner betreibt selbst ein Business, ist also wahrscheinlich auch technisch entsprechend ausgerüstet.

• Moderne Office Manager arbeiten weitgehend digital – das heißt, du musst weder Büro noch Schreibtisch zur Verfügung stellen.

• Und die Digitalisierung bringt weitere Vorteile mit sich: Als Experte in diesem Bereich kann eine Office Managerin wie ich die gesamte Digitalisierung in deinem Unternehmen vorantreiben – so sparst du dauerhaft Zeit und Geld.

• Ein externes Business ist immer am Fortbestand des Vertragsverhältnisses interessiert, wird also alles an die pünktliche und zufriedenstellende Erledigung der übertragenen Aufgaben sorgen.

• Du klar definierte Preise und Dienstleistungspakete hast du immer die volle Kostenkontrolle und kannst das Auftragsvolumen steuern.

• Weil ihre beide Unternehmer seid, kommuniziert und arbeitet ihr auf Augenhöhe, du musst also kein Ass in Personalführung sein und kannst deiner Office Managerin so begegnen wie deinen anderen Lieferanten oder auch deinen Kunden.

Das klingt gut oder? Ich könnte noch ewig so weiter machen, aber ich glaube, du hast die wichtigsten Eckpfeiler des Outsourcings schon erkannt: Flexibilität, Kompetenz, Kostenkontrolle und Verlässlichkeit.

Backoffice auslagern – passt das zu dir?

Wenn sich dein Unternehmen im Wachstum befindet und du noch nicht weißt, wo die nächsten Jahre dich hinführen werden, solltest du das Backoffice auslagern. Dieses Modell bietet in dem konkreten Fall einfach viel mehr Vorteile, vor allem aber weniger Risiken für dich. Auch, wenn du in deinem Business einfach möglichst flexibel und agil bleiben möchtest, ist modernes Outsourcing die bessere Wahl. 

Mein Tipp: Kopiere dir diesen Beitrag in eine Word-Datei und markiere die Vor- und Nachteile, dir für dich besonders von Bedeutung sind. Wähle dann das Modell aus, dass deinen Vorstellungen am besten entspricht.

Immer noch unsicher? Dann sende mir gerne eine Nachricht. In einem gemeinsamen Gespräch können wir dann ermitteln, ob du von einer Zusammenarbeit wirklich profitieren könntest. Keine Sorge – dieses erste Gespräch verursacht dir keinerlei Kosten!

Ich freue mich auf deine Anfrage!

Digitale Grüße,

deine Sabine 🙋🏼‍♀️